Z tego artykułu dowiesz się, jak przeprowadzać inwentaryzację w systemie GoStock. Wyjaśniamy krok po kroku, jak tworzyć dokumenty inwentaryzacji, wprowadzać stany początkowe, uzupełniać zapasy i weryfikować różnice w stanach magazynowych.
Czym jest inwentaryzacja w GoStock?
Inwentaryzacja umożliwia kontrolowanie stanów magazynowych w poszczególnych magazynach i porównanie stanów rzeczywistych z danymi systemowymi. Proces ten jest istotny przy:
Wprowadzaniu początkowych stanów produktów.
Regularnych audytach zapasów.
Precyzyjnym rozliczaniu różnic ilościowych i wartościowych.
Tryby inwentaryzacji w GoStock
System GoStock oferuje trzy sposoby przeprowadzania inwentaryzacji, dostosowane do różnych potrzeb.
Ręczny spis
Ręczny spis polega na wydrukowaniu arkuszy spisu, fizycznym zliczeniu produktów i przeniesieniu wyników do systemu.
Jak to działa?
Produkty są liczone na miejscu, a dane zapisywane na papierze, po czym ręcznie wprowadzane do GoStock.
Spis ręczny sprawdzi się w małych magazynach lub przy sporadycznych inwentaryzacjach.
Aplikacja do inwentaryzacji
Aplikacja mobilna pozwala na szybkie i bezbłędne wprowadzanie danych bezpośrednio do systemu.
Jak to działa?
Produkty są skanowane za pomocą urządzenia mobilnego (np. smartfona), a ilości wprowadzane są natychmiast do arkusza w GoStock.
Idealne rozwiązanie dla większych magazynów, gdzie liczenie zapasów wymaga precyzji. Przyspiesza proces, minimalizuje ryzyko błędów i umożliwia szybkie porównanie danych rzeczywistych z systemowymi.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz artykuł: Inwentaryzacja za pomocą aplikacji mobilnej.
Inwentaryzacja z użyciem wagi
Zaawansowany tryb wykorzystuje wagę Bluetooth do automatycznego obliczania ilości na podstawie masy produktów.
Jak to działa?
Po podłączeniu wagi do urządzenia mobilnego system automatycznie wylicza rzeczywistą ilość produktu, np. przelicza masę otwartej butelki alkoholu na mililitry. Proces bazuje na zintegrowanej bazie popularnych butelek oraz ich standardowych pojemności, którą dostarczamy.
Polecany przy liczeniu produktów o zmiennej masie, takich jak alkohole czy surowce sypkie. Automatyczne obliczenia eliminują błędy i znacznie przyspieszają proces.
Rozpoczęcie inwentaryzacji
Niezależnie od wybranego trybu, proces inwentaryzacji w GoStock rozpoczyna się od utworzenia nowego dokumentu. System oferuje elastyczność w dopasowaniu sposobu przeprowadzania spisu do specyfiki Twojego magazynu.
Tworzenie nowego dokumentu inwentaryzacji
Aby rozpocząć inwentaryzację:
W menu po lewej stronie wybierz Inwentaryzacja. Wyświetli się lista wszystkich dokumentów (zamkniętych i otwartych).
Kliknij przycisk Dodaj w prawym górnym rogu, aby utworzyć nowy dokument inwentaryzacji.
Po otwarciu nowego dokumentu uzupełnij Informacje podstawowe.Magazyn: Wybierz magazyn, dla którego tworzysz inwentaryzację.
Typ inwentaryzacji: Wskaż rodzaj inwentaryzacji:
Określenie stanów magazynowych: Inwentaryzacja, podczas której wprowadzasz ilości produktów bez podawania ich wartości. Jest to najczęściej wykorzystywany typ inwentaryzacji magazynowej np. podczas okresowego spisu produktów.
Określenie stanów magazynowych i ich wartości: Obejmuje wszystkie produkty i ich wartości. Służy do wprowadzenia ilości i wartości wszystkich produktów podczas np. rozpoczęcia prowadzenia magazynu w systemie.
Data inwentaryzacji: Podaj datę przeprowadzania inwentaryzacji.
Komentarz (opcjonalnie): Dodaj opis lub komentarz do dokumentu.
Tagi (opcjonalnie): Słowa kluczowe ułatwiające wyszukiwanie dokumentu.
Kliknij Zapisz. Dokument zostanie zapisany w wersji roboczej, co umożliwia dalszą edycję.
W wersji roboczej możesz zmienić magazyn, datę i typ inwentaryzacji. Po przejściu do wersji Otwartej, możliwa jest tylko zmiana daty.
Rozpocznij inwentaryzację: Kliknij Rozpocznij w prawym górnym rogu dokumentu.
Tworzenie arkusza spisu
Arkusz spisu to narzędzie umożliwiające szczegółową inwentaryzację. Pozwala na rejestrowanie rzeczywistych stanów produktów i ich porównanie z danymi systemowymi.
Po otwarciu dokumentu inwentaryzacji przejdź do zakładki Arkusz spisu.
Dokument inwentaryzacji pozostaje otwarty – zmiany w arkuszu nie wpływają jeszcze na stany magazynowe.
Kliknij Nowy arkusz, aby utworzyć listę produktów do inwentaryzacji.
Uzupełnij:Nazwę arkusza: Pozwala na łatwe identyfikowanie danych.
Typ: Wybierz sposób wprowadzania danych:
Domyślny: Ręczne dodawanie produktów.
Waga: Automatyczne wprowadzanie wartości za pomocą wagi.
Mobilny: Arkusz widoczny w aplikacji mobilnej do inwentaryzacji, który umożliwia skanowanie kodów kreskowych produktów korzystając z urządzenia z systemem Android.
Kliknij Dodaj, aby utworzyć arkusz.
Dodawanie produktów do Arkusza
Możesz zdecydować, czy inwentaryzacja obejmie cały magazyn, czy tylko jego wybraną część, na przykład określone kategorie produktów, takie jak alkohole. Do arkusza dodajesz tylko te produkty, które chcesz inwentaryzować.
Produkty możesz dodawać:
Pojedynczo: Ręcznie dodając do arkusza
Grupowo: Pobierając listę produktów według wybranych kryteriów.
Ręczne dodawanie produktów:
Kliknij Dodaj produkt na dokumencie inwentaryzacji.
Produkt: Wybierz produkt z rozwijanej listy.
Zawartość: Wybierz przypisaną zawartość ustawioną w produkcie.
Więcej o zawartościach dowiesz się w artykule: Tworzenie i edycja Produktu.Ilość: Podaj liczbę fizycznie zarejestrowanych sztuk.
Kliknij, Dodaj.
Produkt pojawi się na liście arkusza.
Aby dodać kolejny produkt na liście produktów arkusza, kliknij Dodaj produkt.
Grupowe dodawanie produktów do arkusza
Kliknij Uzupełnij arkusz i uzupełnij pola.
Dodaj tylko aktywne produkty: Dodaje do arkusza produkty aktywne w magazynie. Przesuń suwak, aby włączyć.
Uzupełnij aktualnymi stanami: Dodaje produkty sprzedawane, przesuwane, zakupione lub dostosowane od ostatniej inwentaryzacji. Przesuń suwak, aby włączyć.
Dodaj tylko niezerowe stany: Dodaje produkty z dodatnim i ujemnym stanem magazynowym. Przesuń suwak, aby włączyć.
Ustaw zawartość na 1: Automatycznie przypisuje zawartość ustawioną w produkcie jako domyślną. Przesuń suwak, aby włączyć.
Kategorie: Z rozwijanej listy wybierz kategorie produktów, które mają zostać dodane do arkusza.
Jeśli nie wybierzesz żadnej kategorii, system automatycznie potraktuje to jako wybór wszystkich kategorii produktów.Zdefiniowane pola produktów lub kategorii: Wybierz dodatkowe szczegóły dotyczące produktów lub kategorii, aby precyzyjnie określić, które produkty mają zostać uwzględnione w arkuszu (jeśli zostały skonfigurowane podczas dodawania produktu na magazyn).
Kliknij Zapisz, aby dodać produkty do arkusza.
Produkty zostaną automatycznie dodane do listy w arkuszu spisu i będą gotowe do dalszej edycji lub zatwierdzenia.
Wprowadzanie stanów faktycznych do arkusza spisu
Po utworzeniu arkusza spisu i dodaniu produktów, możesz wprowadzić rzeczywiste ilości produktów magazynowych ręcznie.
Zalecamy korzystanie z aplikacji mobilnej do inwentaryzacji, która umożliwia szybkie i bezbłędne skanowanie produktów oraz automatyczne uzupełnianie danych w systemie. To rozwiązanie znacząco przyspiesza proces inwentaryzacji i minimalizuje ryzyko błędów.
Więcej na temat inwentaryzacji za pomocą aplikacji przeczytasz w artykule: Inwentaryzacja za pomocą aplikacji mobilnej.
Wprowadzanie stanów magazynowych do arkusza ręcznie:
Otwórz arkusz spisu: W zakładce Arkusz spisu kliknij nazwę arkusza, aby przejść do trybu edycji.
Znajdź produkt na liście: W tabeli produktów odnajdź pozycję, dla której chcesz wprowadzić rzeczywisty stan magazynowy.
Wprowadź stan faktyczny: W kolumnie Ilość kliknij w pole obok wybranego produktu i podaj rzeczywistą ilość produktu zgodnie z pomiarem.
Zmiany zostaną automatycznie zapisane. Różnice będą widoczne po zamknięciu Inwentaryzacji.
Przy inwentaryzacji ilościowo-wartościowej należy wprowadzić wartość produktu, czyli całkowitą wartość netto wprowadzonej ilości produktu
Filtrowanie i dostosowanie widoku listy produktów w arkuszu
Lista produktów w arkuszu spisu umożliwia filtrowanie oraz personalizację widoku:
Filtrowanie produktów
Możesz filtrować produkty według:
Kategorii: Wybierz kategorię produktów, aby ograniczyć widoczność listy do określonej grupy.
Nazwy produktu: Wyszukaj konkretny produkt wpisując jego nazwę w polu wyszukiwania.
SKU: Filtrowanie po kodzie SKU pozwala szybko odnaleźć produkty o unikalnych numerach identyfikacyjnych.
Dostosowanie widoku kolumn
Możesz włączać i wyłączać dodatkowe kolumny w tabeli, takie jak ilość, cena czy różnice magazynowe. Umożliwia to dostosowanie listy do Twoich potrzeb i uzyskanie szybkiego wyszukania produktów.
Eksport arkusza CSV i PDF
System GoStock umożliwia eksportowanie arkusza spisu w formacie CSV lub PDF. Dzięki temu możesz archiwizować dane a także udostępniać zespołowi do dalszej weryfikacji.
Eksport do CSV
Przejdź do zakładki Arkusz spisu w dokumencie inwentaryzacji.
Kliknij Więcej (prawy górny róg).
Z listy rozwijanej wybierz Eksportuj do CSV, Eksport do PDF.
Plik w odpowiednim formacie zostanie automatycznie pobrany na dysk w domyślnym folderze przeglądarki.
Podsumowanie inwentaryzacji
Na karcie Podsumowanie w dokumencie inwentaryzacji znajdziesz najważniejsze dane dotyczące:
Wartość po: Stan magazynowy po aktualizacji.
Wartość na +: Wartość produktów dodanych do magazynu.
Wartość na -: Wartość produktów odjętych z magazynu.
Lista produktów zawiera wykaz różnic ilościowych i wartościowych dla każdego produktu.
Różnice ilościowe i sprzedażowe
Zakładka Podsumowanie oferuje szybki podgląd różnic, w tym:
Różnica sprzedaży: Wartość różnicy między stanami magazynowymi a danymi sprzedażowymi (przed i po inwentaryzacji).
Po wprowadzeniu zmian kliknij Aktualizuj, aby upewnić się, że dane są aktualne.
Zamknięcie arkusza spisu
Po zakończeniu wprowadzania wszystkich produktów i weryfikacji danych w arkuszu spisu możesz zamknąć dokument, aby wprowadzone zmiany wpłynęły na stany magazynowe.
Aby zamknąć inwentaryzację, wszystkie dokumenty zakupu i zamówienia, do daty inwentaryzacji, muszą być zamknięte. Jeśli jakieś dokumenty pozostają otwarte system, podczas zamykania inwentaryzacji, system wyświetli komunikat i wskaże dokument do zamknięcia.
Aby zamknąć arkusz, wykonaj poniższe kroki:
Weryfikacja danych: Upewnij się, że wszystkie dane w arkuszu zostały wprowadzone i zweryfikowane.
Zamknięcie dokumentu: Kliknij przycisk Zamknij. Dokument zmieni status na Zamknięty.
System automatycznie zaktualizuje stany magazynowe zgodnie z wprowadzonymi informacjami w arkuszu spisu.
Anulowanie i Usuwanie inwentaryzacji
Jeśli popełniono błąd w danych lub inwentaryzacja została przeprowadzona niewłaściwie, możesz:
Anulować zamknięcie inwentaryzacji – aby wprowadzić korekty i ponownie zamknąć dokument.
Unieważnić dokument inwentaryzacji – aby zmienić status dokumentu na status ignorowany (nie wpływający na stany magazynowe). Dokument w każdej chwili można przywrócić.
Anulowanie zamknięcia inwentaryzacji
Aby umożliwić edycję danych w już zamkniętym dokumencie:
Na liście dokumentów odnajdź dokument, który chcesz ponownie otworzyć.
Kliknij jego nazwę, aby otworzyć szczegóły.
W prawym górnym rogu kliknij Anuluj zamknięcie.
Dokument zmieni status na „Otwarty”, co pozwala na wprowadzenie zmian.
Po dokonaniu poprawek ponownie zamknij dokument, aby zaktualizować stany magazynowe.
Unieważnienie dokumentu inwentaryzacji
Jeśli dokument jest już nie potrzebny, możesz go unieważnić. Aby unieważnić dokument inwentaryzacji, wykonaj następujące kroki:
Na liście dokumentów odnajdź dokument, który chcesz usunąć.
Kliknij jego nazwę, aby otworzyć szczegóły.
W prawym górnym rogu kliknij Więcej, a następnie wybierz Unieważnij.
Usunięcie inwentaryzacji w wersji roboczej jest trwałe i nieodwracalne. Po wykonaniu tej operacji nie ma możliwości przywrócenia usuniętych danych. Przed podjęciem tej decyzji upewnij się, że nie potrzebujesz już zapisanych informacji.
👉Potrzebujesz pomocy?
Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT dostępny w aplikacji.