Zamknięcie miesiąca to archiwizacja okresu rozliczeniowego: mówisz systemowi, że miesiąc jest policzony i jego liczby mają się już nie zmieniać. Ten artykuł prowadzi przez procedurę krok po kroku. Wyjaśnienie mechanizmu i sytuacje problemowe: Archiwizacja okresu: jak działa i co zrobić, gdy liczby się nie zgadzają.
Cała operacja odbywa się w Ustawienia → Okresy rozliczeniowe.
Zanim zaczniesz
1. Wszystkie dokumenty okresu są wprowadzone — faktury i przyjęcia zakupu (z faktycznymi datami), produkcje (rozliczone), transfery (zamknięte i przyjęte po stronie odbiorczej), straty i zużycie własne, zwroty do dostawców i korekty faktur. Dokument dodany po zamknięciu nie wejdzie już do tego okresu. Brakujący zakup zobaczysz potem w podglądzie jako niedobór — brakująca produkcja i brakujący transfer nie zapalają żadnego ostrzeżenia.
2. Inwentaryzacja jest wykonana i zamknięta — data: ostatni dzień miesiąca, we wszystkich magazynach. Niezamknięta inwentaryzacja zablokuje zamknięcie i nie pojawi się na liście blokad.
3. Starsze okresy są zamknięte — po kolei, od najstarszego. Nie da się zamknąć kilku równolegle.
Krok 1 — utwórz okres rozliczeniowy
Ustawienia → Okresy rozliczeniowe → Dodaj nowy okres rozliczeniowy.
Pole | Ustaw |
Data do (data cięcia) | ostatni dzień miesiąca, 23:59 |
Sekundy | 59 — kalendarz ustawia tylko pełne minuty, sekundy dopisujesz w osobnym polu |
Typ archiwizacji | Przebudowa warstw FIFO w bieżącym okresie |
Dlaczego 23:59:59. Archiwizacja zapisuje korektę jako parę transakcji oddaloną o sekundę. Przy tej godzinie druga z nich wypada na 00:00:00 pierwszego dnia następnego miesiąca — dzięki temu wycena, która dochodzi dopiero po zamknięciu, dopisuje się do nowego, otwartego miesiąca, a nie do zamkniętego. Godzina powinna być ta sama we wszystkich okresach; jeśli dotąd zamykaliście o innej, przejście na 23:59:59 przy najbliższym zamknięciu jest bezpieczne i nie wymaga porządkowania historii.
Dlaczego Przebudowa warstw FIFO. To wybór do regularnego zamykania miesiąca: układa dokumenty według dat, a nie kolejności wprowadzenia, i przelicza wartości. Na liście typów Snapshot bez korekty wartości ma dopisek „zalecana”, ale służy on do jednej konkretnej sytuacji, opisanej w artykule rozbudowanym — do zamknięcia miesiąca wybierz Przebudowę. Typy przekreślone i oznaczone jako nieaktualne pomiń.
Kliknij Utwórz.
Krok 2 — przygotowanie
Utworzenie okresu uruchamia przygotowanie: system przelicza okres i proponuje podgląd. Nie ma osobnego przycisku i nie zapisuje żadnych transakcji — okres ma status Otwarty, a Ty możesz go przeliczać dowolnie przyciskiem Odśwież. Dopóki nie klikniesz zamknięcia, nic się nie utrwala.
Jeśli po utworzeniu okresu cokolwiek w nim zmienisz — odśwież go. Zamknięcie odmówi na nieaktualnym wyliczeniu.
Krok 3 — sprawdź podgląd
Podgląd otwiera się od razu po utworzeniu okresu, w zakładce Podgląd. Pokazuje, co zamknięcie zaksięguje, z nazwanym powodem przy każdej różnicy — i jest ostatnim momentem, w którym możesz się jeszcze wycofać.
Trzy rzeczy zatrzymują procedurę przed dalszymi krokami:
Co widzisz | Co zrobić |
Pozycje z powodem Niewyjaśnione | Zgłoś do wsparcia GoPOS przed zamknięciem — z numerem magazynu i datą archiwizacji. Ta lista powinna być pusta |
Pozycje z powodem Rozjazd ilości | Zgłoś do wsparcia GoPOS przed zamknięciem — z numerem magazynu i datą archiwizacji. |
Niepusta lista blokad | Usuń przyczynę z komunikatu i odśwież. Jeśli lista jest pusta, a zamknięcie odmawia — sprawdź niezamknięte inwentaryzacje |
Niedobory. Jeśli widzisz pozycje z powodem Niedobór, zalecanym działaniem jest inwentaryzacja przed zamknięciem okresu. System nie zatrzyma zamknięcia z niedoborami — pokaże je i zostawi decyzję Tobie. Jeśli zamykasz mimo to, przejrzyj listę i uprzedź księgowość, że koszt tych pozycji pojawi się w kolejnym miesiącu (szczegóły).
Pozostałe powody — Bez różnicy, Zaokrąglenie, Korekta ręczna, Wartość bez ilości — nie zatrzymują procedury; ich znaczenie wyjaśnia artykuł rozbudowany.
Krok 4 — zamknij okres
Przycisk Zamknij w prawym górnym rogu podglądu. Po zamknięciu nic sprzed daty cięcia nie da się już dodać ani zmienić — to jest cel całej operacji.
Zamknięcie nie jest w pełni odwracalne, zobacz szczegóły.
Zaraz po zamknięciu sprawdź, czy wartość magazynu zgadza się z tym, co zapowiadał podgląd.
Krok 5 — przekaż wartość księgowości
Dopiero teraz. Po zamknięciu wartość jest ostateczna — nie zmieni się, niezależnie od tego, co wprowadzisz jutro.
Wygeneruj raport produktów, ustawiając w nim:
- filtr Data: wybrany miesiąc
- filtr Status produktu: wszystkie
- grupowanie Magazyn i Produkt
- wszystkie kolumny muszą być widoczne
Jeżeli udostępniasz podgląd okresu archiwizacyjnego swojej księgowości, uprzedź o parze transakcji granicznych: dwóch liniach oddalonych o sekundę, które razem dają zero na ilości i różnią się tylko wartością. To jeden zapis w dwóch nogach, nie dwa błędy — i najczęstsze pytanie, jakie zadaje księgowość. Gotowe wyjaśnienie do przesłania dalej: artykuł rozbudowany.
Checklista do wydruku
Pobierz gotowy dokument w postaci checklisty do zamknięcia miesiąca TUTAJ.
Masz pytania? Napisz do nas poprzez chat, gdzie nasi specjaliści są gotowi, by udzielić Ci wszystkich odpowiedzi! Skontaktuj się z nami!