Archiwizacja okresu: jak działa i co zrobić, gdy liczby się nie zgadzają

Ten artykuł wyjaśnia, jak działa archiwizacja okresu i co zrobić, gdy coś się nie zgadza. Jeśli szukasz samej procedury zamknięcia miesiąca, zacznij od: Jak zamknąć miesiąc w magazynie.

Każdy śródtytuł jest osobnym tematem — możesz wejść od razu w ten, który Cię dotyczy.

Archiwizacja zamyka okres rozliczeniowy — mówi systemowi, że miesiąc jest policzony i jego liczby mają się już nie zmieniać.

Bez tego każda późniejsza poprawka — wprowadzona z opóźnieniem dostawa, korekta faktury, cofnięta sprzedaż — cofa się wstecz i zmienia wynik zamkniętego miesiąca. Raport wydrukowany w poniedziałek pokazuje inne liczby w czwartek.

Zamknięcie robi trzy rzeczy:

Archiwizacja obejmuje cały magazyn wraz z jego podmagazynami — nie tworzy się osobnych okresów dla każdego z nich.

Ceną jest to, że po zamknięciu błędu w tym miesiącu nie poprawisz zwykłą korektą — trafi ona do miesiąca bieżącego. Dlatego najważniejszym ekranem całej operacji jest podgląd, a nie samo zamknięcie.

Odświeżaj bez obaw, zamykaj świadomie. Przygotowanie uruchamia się w momencie utworzenia okresu, a powtarzasz je przyciskiem Odśwież. Możesz to zrobić dziesięć razy pod rząd i nic przy tym nie zaryzykujesz — nie zapisuje żadnej transakcji. Zamknięcie jest krokiem, po którym część rzeczy przestaje być odwracalna.

Jeśli po przygotowaniu cokolwiek zmienisz w tym okresie — dopiszesz dostawę, poprawisz dokument — odśwież ponownie. System wykrywa, że okres się ruszył, i przy Przebudowie odmówi zamknięcia na nieaktualnym wyliczeniu.

Dokument dodany po zamknięciu nie wejdzie już do tego okresu, a jego brak zostanie w nim utrwalony.

Najczęstszy przypadek to brakujący zakup, bo wprost powoduje niedobór i widać go w podglądzie. Brakująca produkcja i brakujący transfer są równie groźne, tylko ciszej — nie zapalają żadnego ostrzeżenia.

Typ wybiera się przy tworzeniu okresu i decyduje o tym, skąd system bierze wartość magazynu na koniec okresu.

Przebudowa warstw FIFO w bieżącym okresie przelicza cały okres od nowa: odpina powiązania sprzedaży z partiami, cofa stan partii do początku okresu i puszcza FIFO jeszcze raz, w ustalonej kolejności. Nie zmienia wartości w już zamkniętych okresach, ale wszystkie wartości z bieżącego okresu mogą się zmienić.

Snapshot bez korekty wartości odczytuje stan na dzień archiwizacji i zachowuje wartości dokładnie takie, jakie są. Nie zapisuje żadnej korekty wartości — naprawia wyłącznie strukturę partii FIFO, czyli przypisania towaru do partii.

Odpowiadaj po kolei, decyduje pierwsza odpowiedź „tak”:

Powtarzalność Przebudowy. Ten sam okres przeliczony dwa razy daje te same liczby — niezależnie od tego, co zostawiły wcześniejsze przeliczenia. Jeśli odświeżysz i wynik jest identyczny jak poprzednio, to nie awaria, tylko dowód, że mechanizm działa poprawnie.

Czego oczekiwać po Przebudowie. Wartości raportów za bieżący okres się zmienią: koszt własny sprzedaży, marże, wartości rozchodów. To nie jest błąd — to jest sens tej operacji. Dlatego Przebudowę wykonuje się przed przekazaniem danych do księgowości, a nie po.

Na liście typów zobaczysz też pozycje przekreślone, oznaczone jako nieaktualne. To starsze mechanizmy, zostawione wyłącznie po to, żeby dawne archiwizacje dawały się otworzyć i odczytać. Jeśli widzisz taki typ na istniejącej archiwizacji — to normalne i nic nie trzeba z tym robić. Nowy okres zamykaj jednym z dwóch aktywnych typów.

Data archiwizacji to ostatnia chwila należąca do okresu: wszystko z tą datą lub wcześniejszą wpada do zamykanego okresu, wszystko późniejsze zostaje w nowym.

Godzina nie jest tu formalnością. Decyduje o tym, w którym miesiącu kalendarzowym wyląduje bilans otwarcia — a od tego zależy, czy raport za zamknięty miesiąc naprawdę przestanie się zmieniać.

Archiwizacja zapisuje parę transakcji: jedną w dacie cięcia, drugą sekundę później. Przy cięciu o 23:59:59 ta druga wypada na 00:00:00 pierwszego dnia następnego miesiąca — czyli już w nowym miesiącu kalendarzowym. Każda wcześniejsza godzina zostawia obie nogi w tym samym dniu, a więc obie w zamykanym miesiącu.

Dlaczego to ma znaczenie: noga otwierająca przenosi do nowego okresu niedobory — sztuki wydane, których nigdy nie przyjęto. W chwili zamykania nie da się ich wycenić, bo nie ma partii, z której miałyby wziąć koszt. Wchodzą więc jako ilość ujemna o wartości 0,00, a wycena dochodzi dopiero wtedy, gdy pojawi się zakup — czasem po kilku dniach, czasem po miesiącu. I dopisuje się do wiersza, który jest datowany tam, gdzie ta noga wylądowała.

Jeśli wylądowała w zamykanym miesiącu, raport za zamknięty miesiąc zmienia wartość po jego zamknięciu. Księgowa dostaje jedną liczbę pierwszego dnia, a inną tydzień później.

Przykład: luty, cięcie ustawione na 23:58:58. Jeden produkt, obie nogi datowane 28 lutego:

Ilość się zeruje. Wartość — nie. I to jest cały problem: taki wiersz siedzi w zamkniętym lutym, ale jego kwota dochodzi dopiero wtedy, gdy pojawi się zakup — wyceniona z partii kupionej po dacie cięcia. W magazynie, w którym niedoborów jest więcej, takich wierszy bywa kilkadziesiąt, a suma, która dopisuje się do zamkniętego miesiąca, idzie w tysiące złotych.

Przy cięciu o 23:59:59 ta ruchoma noga trafiłaby na 01.03 o 00:00:00 — do marca, który i tak jest otwarty i w którym zmiany nikogo nie dziwią. Luty byłby zamknięty i stabilny.

Dokumenty wprowadzane z samą datą, bez godziny, dostają znacznik 00:00:00 — czyli tę samą sekundę co bilans otwarcia. Partie schodzą w kolejności data, id, a bilans otwarcia powstaje przy zamykaniu, więc dostaje wysokie id. Jeśli pierwszego dnia miesiąca jest zakup datowany też na 00:00:00, sprzedaż z tej samej sekundy zejdzie najpierw z niego, a dopiero potem z bilansu otwarcia.

Wartość się przy tym nie gubi i nie powstaje żaden niedobór — zmienia się tylko, z której partii wzięto koszt. Dotyczy to wyłącznie produktów, które mają rozchód i przychód w tej samej sekundzie, czyli zwykle kilku pozycji w miesiącu. To wyraźnie mniejszy problem niż tysiące złotych wędrujące do zamkniętego miesiąca.

Nowy okres zaczyna się dokładnie tam, gdzie skończył się poprzedni — system bierze datę ostatniej zamkniętej archiwizacji i liczy od niej. Dlatego godzina powinna być ta sama we wszystkich okresach.

Zmiana godziny w trakcie jest bezpieczna. Jeśli poprzedni okres zamknięto o 23:58:58, a następny utniesz o 23:59:59, to ten następny obejmie wszystko od 23:58:59 poprzedniego wieczoru — będzie o 61 sekund dłuższy, ale bez dziury i bez nakładki. Historii nie trzeba porządkować.

To najczęstsze pytanie od księgowości — i wygląda na błąd, choć nim nie jest.

Gdy archiwizacja koryguje wartość pozycji, zapisuje dwie transakcje oddalone o jedną sekundę:

Ta jedna sekunda to cały mechanizm. Dzięki niej otwarta wartość należy do nowego okresu, a nie do zamykanego.

W podglądzie obie nogi widać przy każdej pozycji, w kolumnach Księgowanie: w dacie arch. i Księgowanie: +1 s. To są dokładnie te dwie liczby, które księgowość zobaczy potem w raporcie jako dwie osobne linie.

Dlaczego to myli: w raporcie widać linię datowaną wewnątrz zamkniętego miesiąca i drugą wewnątrz następnego, a nigdzie nie jest napisane, że to dwie połowy jednego zapisu.

Archiwizacja nie przesuwa towaru — przewartościowuje go. Ilość na tej parze zawsze sumuje się do zera: tyle samo schodzi na cięciu, ile wraca sekundę później. Zmienia się wyłącznie wycena. Jeśli ilość na parze granicznej nie sumuje się do zera, to jest błąd — zgłoś go.

Znaczenie ma wyłącznie różnica między nogami, nie ich sumy:

Sumy po obu nogach są duże, bo przechodzi przez nie cały magazyn. Warto to powiedzieć wprost każdemu, kto pierwszy raz widzi taki raport: kwota 36 tysięcy nie jest korektą, korektą jest 57,78 zł.

Podgląd otwiera się w zakładce Podgląd i pokazuje, co zamknięcie zaksięguje — z nazwaną przyczyną przy każdej różnicy. Dopóki okres ma status Otwarty, wszystkie liczby na tym ekranie są prognozą: tak wyglądałby wynik, gdybyś zamknął okres teraz. Po zamknięciu ten sam ekran pokazuje, co archiwizacja rzeczywiście zapisała. Obok tytułu widać status okresu i typ archiwizacji, którym został utworzony.

Podgląd zestawia dwie liczby na każdą parę produkt + magazyn:

Jeśli te dwie liczby są równe — nie ma nic do poprawiania i archiwizacja tej pozycji nie ruszy. Jeśli się różnią — zaksięguje różnicę.

Dwa ostatnie pola są najważniejsze, jeśli chcesz wiedzieć, ile z tego, co widzisz, jest już ostateczne. Odpis domknięty to część zamknięta i policzona. Reszta ruchoma to zapowiedź kosztu, który pojawi się w kolejnym miesiącu — mechanizm opisuje sekcja o niedoborach.

Listę można filtrować po przyczynie i wyeksportować do CSV. Przy każdej pozycji jest też opis słowny, który tłumaczy tę samą rzecz zdaniem — na przykład że ilość zgadza się dokładnie, a wartość różni się o konkretną kwotę i nic w tym okresie tego nie tłumaczy.

Lista pozycji z przyczyną „Niewyjaśniona” powinna być pusta. W zdrowym magazynie prawie wszystkie pozycje mają Bez różnicy, a wyjątki mają nazwaną przyczynę. Jeśli takich pozycji jest dużo, zajrzyj głębiej, zanim zamkniesz.

„Rozjazd ilości” nie powinien pojawić się w ogóle. Jeśli się pojawia, napisz do nas przez chat — z numerem magazynu i datą archiwizacji — zanim zamkniesz okres.

Niedobór to sytuacja, w której wydano więcej sztuk, niż kiedykolwiek przyjęto. Zwykle dlatego, że sprzedaż poszła przed wprowadzeniem dostawy. Archiwizacja nie umie wyczarować towaru, więc robi to, co jedyne sensowne: przenosi dług do następnego okresu.

Co to znaczy dla wyniku: koszt marcowej sprzedaży pojawia się w kwietniu. Marzec zaksięgował ją jako kosztującą 0 zł, więc jego zysk był zawyżony o 51,43 zł. Im więcej ujemnych stanów, tym bardziej wynik miesiąca jest przesunięty — i tym trudniej porównywać miesiące między sobą.

To jest dokładnie ta kwota, którą podgląd pokazuje jako resztę odpisu, która jest ruchoma.

System nie blokuje zamknięcia okresu z niedoborami — w gastronomii spóźnione dostawy są zbyt częste, żeby zatrzymywać na nich zamknięcie miesiąca. Pokazuje je w podglądzie z ilością, więc skalę widać przed podjęciem decyzji. Ale inwentaryzacja jest jedynym mechanizmem, który sprowadza stany do rzeczywistości.

Kolejność jest zawsze taka sama:

Inwentaryzacja kosztuje godzinę pracy raz w miesiącu. Niedobór przeniesiony do kolejnego okresu kosztuje nieporównywalny wynik dwóch miesięcy i pytania od księgowości, na które trudno odpowiedzieć pół roku później.

Jeśli mimo wszystko zamykasz okres z niedoborami — a bywają sytuacje, w których termin rozliczenia nie zostawia wyboru — zrób to świadomie: przejrzyj listę w podglądzie, oszacuj skalę i uprzedź księgowość, że koszt tych pozycji pojawi się w kolejnym miesiącu.

To, czy da się z niedoboru zrobić poprawną wycenę FIFO, zależy wyłącznie od daty na dokumencie zakupu — nie od tego, kiedy go wpisano.

Przebudowa naprawia złą kolejność wprowadzenia. Nie naprawia złej chronologii samych zdarzeń — bo nie jest maszyną do cofania czasu. Dlatego najskuteczniejsza rzecz, jaką można zrobić, jest procesowa, nie systemowa: wprowadzać dostawy, zanim towar zostanie sprzedany.

Koszt jednostkowy rzadko dzieli się równo. Zakup 3 kg mąki za 10,00 zł to 3,3333 zł/kg; trzy rozchody po −3,33 zł zostawiają stan 0 kg i 0,01 zł wartości. W podglądzie taka pozycja pojawi się z przyczyną Zaokrąglenie albo Wartość bez ilości. Przebudowa przelicza rozchody tak, aby ostatni domknął partię co do grosza (3,33 + 3,33 + 3,34 = 10,00) i resztka znika.

Faktura zakupu przychodzi z opóźnieniem i zostaje wprowadzona po tym, jak towar został już sprzedany. System w momencie księgowania sprzedaży nie miał jeszcze tej partii, więc rozchód zszedł „na pusto”.

Jeśli data na fakturze jest wcześniejsza niż rozchód, system dowartościuje ten rozchód po wprowadzeniu dokumentu — efekt końcowy jest zgodny z FIFO i koszt spóźnionej dostawy nie ginie. Problem jest gdzie indziej:

Przebudowa układa dokumenty według dat i przelicza od nowa, ignorując kolejność wprowadzenia.

Korekta zmienia cenę partii, która już istnieje — i z której zwykle coś już zeszło.

Jeśli spodziewasz się korekt od dostawcy, warto poczekać z zamknięciem okresu do czasu ich otrzymania — o ile pozwala na to termin rozliczenia.

To jedyny scenariusz, w którym błąd nie tylko zostaje, ale się mnoży. Przy zwykłej sprzedaży niedobór kończy się na jednym magazynie. Przy transferze wartość wychodzi z magazynu źródłowego i wchodzi do docelowego jako fakt — magazyn docelowy nie ma już informacji, że przyjęta wartość pochodziła z pustego stanu, i tworzy z niej normalną partię. Przy transferze zwrotnym błąd wraca „uwiarygodniony”, jako zwykła partia z dokumentem, i FIFO nie ma czego odróżnić.

Dlatego zasada „nie transferuj z magazynu, na którym jest minus” nie jest zaleceniem kosmetycznym — to jedyny sposób, żeby błąd dało się później rozplątać.

Jeśli zamknięcia nie da się wykonać, na ekranie podglądu pojawia się lista blokad z komunikatem i jego kodem.

Pusta lista blokad nie gwarantuje sukcesu. Jedno sprawdzenie nie jest na niej pokazywane: niezamknięta inwentaryzacja. Kontrola wykonuje się dopiero przy próbie zamknięcia i wtedy zgłasza się jako błąd. Jeśli zamknięcie odmawia mimo pustej listy blokad — to jest pierwsza rzecz do sprawdzenia.

Kolejność okresów jest obowiązkowa. Nie da się zamknąć kilku miesięcy równolegle — idzie się po kolei, od najstarszego, bo każdy okres startuje od bilansu zamknięcia poprzedniego.

Cofnięcie zamkniętej archiwizacji wykonuje wsparcie GoPOS — jeśli potrzebujesz otworzyć zamknięty okres, napisz do nas przez chat. Zanim to zrobisz, warto wiedzieć, że cofnięcie nie przywraca wszystkiego.

Cofnąć można tylko ostatnią zamkniętą archiwizację. Nie da się cofnąć marca, zostawiając kwiecień i maj zamknięte. Żeby wrócić do marca, trzeba cofnąć kolejno maj, potem kwiecień, potem marzec, a następnie zamknąć je z powrotem w tej samej kolejności. Każdy okres opiera się na poprzednim, więc łańcucha nie da się rozerwać w środku.

Szczegóły sprzedaży z zamkniętego okresu są scalane. Przy zamknięciu sprzedaże są łączone w dzienne podsumowania — jedna linia na produkt, magazyn i dzień. To celowe: bez tego tabele rosłyby bez końca. Scalane są tylko linie w pełni rozliczone i bez zwrotu, i nie łączy się linii po obu stronach inwentaryzacji. Wartości się nie zmieniają — scalona linia niesie dokładnie sumę tego, co zastąpiła. Ale cofnięcie archiwizacji tego nie odwraca: pojedyncze linie sprzedaży z zamkniętego miesiąca już nie wrócą.

Co cofnięcie faktycznie robi: usuwa transakcje graniczne utworzone przy zamknięciu i otwiera okres z powrotem. Stan wraca do sytuacji sprzed zamknięcia — poza scaleniem sprzedaży, które zostaje.

„W raporcie jest pozycja, której nie rozumiem — wartość z okresu archiwizacji” To jedna z dwóch nóg pary granicznej. Sprawdź, czy istnieje druga, datowana o sekundę wcześniej lub później. Razem powinny dawać zero na ilości.

„Zamknąłem miesiąc, a wartość magazynu się zmieniła” Jeśli podgląd pokazywał różnicę — to właśnie ona została zaksięgowana i jest to zamierzone. Jeśli podgląd pokazywał zero, a wartość się zmieniła — zgłoś to.

„Zamknięty miesiąc dalej zmienia wartość, mimo że nikt nic nie robi” Sprawdź godzinę cięcia. Jeśli była wcześniejsza niż 23:59:59, obie nogi pary granicznej zostały w zamykanym miesiącu — i wycena niedoborów dopisuje się do nich po fakcie.

„Muszę poprawić coś w zamkniętym miesiącu” Dwie drogi. Korekta w bieżącym miesiącu — prostsza, ale koszt trafi tam, gdzie nie powstał. Albo cofnięcie okresu przez wsparcie — trafia we właściwy miesiąc, ale wymaga cofnięcia wszystkich późniejszych okresów i nie przywraca scalonych linii sprzedaży. Przy drobnych kwotach zwykle lepsza jest pierwsza.

„Podgląd pokazuje dużo pozycji do zaksięgowania” Sprawdź przyczyny. Jeśli to głównie niedobory — problem jest w spóźnionych dostawach, nie w archiwizacji. Jeśli dużo pozycji z przyczyną Niewyjaśniona — zgłoś przed zamknięciem.

„Odświeżyłem, ale liczby są takie same jak poprzednio” To normalne i dobre. Przy Przebudowie ten sam okres przeliczony dwa razy ma dawać te same liczby.

„Czy mogę zamknąć kilka miesięcy naraz?” Nie równolegle — po kolei, od najstarszego.

„Zamknięcie odmawia, a lista blokad jest pusta” Sprawdź, czy nie ma niezamkniętej inwentaryzacji.

„Do tej pory zamykaliśmy o innej godzinie — trzeba coś naprawiać?” Nie. Przejście na 23:59:59 przy najbliższym zamknięciu jest bezpieczne: nowy okres obejmie po prostu kilkadziesiąt sekund więcej, bez dziury i bez nakładki.

„Wybrałem Przebudowę i raporty za miesiąc się zmieniły — to błąd?” Nie. To dokładnie to, co ta opcja ma robić. Dlatego Przebudowę wykonuje się przed przekazaniem danych do księgowości.

W sprawach wykraczających poza ten opis — zwłaszcza gdy podgląd pokazuje Rozjazd ilości albo długą listę pozycji z przyczyną Niewyjaśniona — napisz do nas przez chat. Podaj numer magazynu i datę archiwizacji.