Jak czytać i rozliczać raport POS

W systemie możemy korzystać z pełnych raportów POS dotyczących naszej sprzedaży. Dzięki szczegółowym danym na temat wszystkich transakcji, przepływu gotówki, pracy personelu czy wpłat i wypłat możemy prowadzić stałą kontrolę nad biznesem. W tym artykule dowiesz się, jak poprawnie czytać dostępne raporty i, co najważniejsze, jak codziennie rozliczać sprzedaż, aby unikać przykrych niespodzianek na koniec miesiąca.
​
Zanim przejdziesz dalej, sprawdź artykuł: Raporty POS.

O ile raporty POS są otwierane i zamykane w aplikacji sprzedażowej na urządzeniu POS, to ich podgląd i analiza najwygodniejsza jest w aplikacji webowej. Tutaj masz dostęp do pełnych danych, rozbudowanych tabel i możliwość eksportu – wszystko w czytelnej formie na większym ekranie.

W tym celu:

Po lewej stronie podglądu raportu znajduje się okno Informacje.

Zawiera ono kilka głównych parametrów, które dają Ci szybki przegląd całej sprzedaży:

W tym koncie widoczne jest okno Rozliczenie szczegółowe (stan w kasie) oraz, w przypadku raportu zmianowego, widoczne jest także okno Raporty Kasowe.

Ten widok pokazuje kluczową informację: kwotę systemową (ile powinieneś mieć w kasie według GoPOS) oraz kwotę faktyczną (ile faktycznie jest w kasie).

Na podstawie tych danych system automatycznie weryfikuje rozbieżności i przedstawia je w czytelnej formie. Jeśli widzisz tutaj różnicę, warto sprawdzić:

Widoczna jest lista wszystkich raportów kasowych, które wchodzą w skład danego raportu zmianowego wraz z informacją o wartości sprzedaży, kwocie faktycznej oraz nazwie terminala POS.

To szczególnie przydatne, gdy pracujesz na kilku terminalach jednocześnie – możesz szybko zobaczyć, który terminal wygenerował jaką sprzedaż i czy wszystkie zgadzają się z fizycznym stanem kasy.

Jest to lista wyświetlająca ostatnie transakcje, które odbyły się w trakcie raportu sprzedażowego.

Możesz tu szybko sprawdzić:

To idealne miejsce aby wygodnie przejść do listy wszystkich transakcji w raporcie.

Jest to lista wpłat i wypłat z kasy.

Tutaj widzisz wszystkie operacje kasowe, które wpływają na stan gotówki:

Każda operacja jest zapisana z datą, kwotą i powodem – dzięki temu masz pełną historię ruchu gotówki.

Tabela wyświetlająca sprzedaż rachunków z podziałem na metody płatności.

Tutaj widzisz rozbicie całej sprzedaży na:

Możliwe jest wyświetlenie listy rachunków dla każdej metody płatności poprzez kliknięcie przycisku Pokaż rachunki – przydatne, gdy chcesz zweryfikować konkretne transakcje.

Tabela wyświetlająca listę wykorzystanych zniżek wraz z ich kwotami i ilościami.

Każda zniżka jest rozpisana osobno, więc widzisz:

To świetne narzędzie do analizy efektywności promocji – jeśli widzisz, że jedna zniżka pochłania dużo przychodu, może warto przemyśleć jej warunki.

Możliwe jest wyświetlenie listy rachunków, na których wystąpiły zniżki poprzez kliknięcie przycisku Pokaż rachunki.

Tabela wyświetlająca sprzedaż z raportu POS z podziałem na źródła rachunków.

Sprzedaż jest dzielona na źródła takie jak:

Dzięki temu widzisz, skąd przychodzi najwięcej zamówień i możesz lepiej planować operacje (np. jeśli GoOrder generuje 40% obrotów, warto zadbać o dostępność menu online).

Lista okien informująca o pracownikach, którzy mieli czynny udział w raporcie sprzedażowym poprzez:

Dla każdego pracownika widzisz:

Lista okien informująca o kierowcach, którzy realizowali dostawy.

Podobnie jak w przypadku kelnerów, widzisz tutaj:

Dzięki temu możesz rozliczać kierowców z wykonanych dostaw i monitorować ich efektywność.

W przypadku gdy drukujesz raport dobowy przy zamknięciu raportu POS, system pobiera informacje z raportu fiskalnego, co pozwala na porównanie sprzedaży systemowej ze sprzedażą fiskalną.

Dzięki temu narzędziu możesz w szybki sposób wyłapać nieprawidłowości w sprzedaży – to najważniejsza sekcja do codziennego rozliczenia.

Okno jest widoczne w lewym, dolnym rogu, pod oknem Informacje.

Chcesz dowiedzieć się więcej o raporcie fiskalnym? Zobacz artykuł: Raport fiskalny dobowy - wszystko co musisz wiedzieć

Analogicznie do raportu fiskalnego, GoPOS pobiera dane z terminali płatniczych, co pozwala na porównanie płatności kartą zarejestrowanych w systemie z faktycznymi transakcjami na terminalu.

Tutaj widzisz:

Dlaczego to ważne? Często zdarza się, że:

Codzienne sprawdzanie tego okna pozwala natychmiast wyłapać takie sytuacje.

Codzienne rozliczenie raportu POS to jak kontrola stanu konta bankowego – im częściej sprawdzasz, tym szybciej wyłapujesz nieprawidłowości. W gastronomii, gdzie dziennie może przechodzić przez Twoje ręce setki transakcji, porównanie sprzedaży systemowej z fiskalną na koniec dnia to nie opcja, a konieczność.

Wyobraź sobie sytuację: kończy się miesiąc, musisz dostarczyć raport fiskalny miesięczny do swojej księgowości i widzisz, że kwoty sprzedaży POS nie zgadzają się z kwotą fiskalną sprzedaży na raporcie. Zaczynasz szukać przyczyny, ale po 30 dniach... to jak szukanie igły w stogu siana. Nie pamiętasz, który rachunek, która zmiana, który kelner mógł popełnić błąd.

Problem: Odkrywanie rozbieżności po miesiącu = niemożność ustalenia przyczyny i naprawa szkody.

Rozwiązanie: Regularne porównanie na poziomie raportu dobowego = szybka reakcja i natychmiastowa korekta.

Korzyści:

Rozliczenie raportu POS to 3 kluczowe porównania oraz jedno opcjonalne. Wykonaj je codziennie po zamknięciu raportu dobowego:

Co sprawdzasz: Czy wartość paragonów w GoPOS zgadza się ze sprzedażą fiskalną na raporcie dobowym?

Gdzie szukać:

Co powinno się zgadzać: Obie wartości powinny być identyczne.

Co jeśli się nie zgadzają? Sprawdź sekcję "Najczęstsze przyczyny rozbieżności" poniżej.

Co sprawdzasz: Czy ilość paragonów wystawionych w GoPOS zgadza się z ilością paragonów na raporcie dobowym?

Gdzie szukać:

Co powinno się zgadzać: Obie liczby powinny być identyczne.

Co jeśli się nie zgadzają? Może to oznaczać podwójną fiskalizację (jeden rachunek został zafiskalizowany dwa razy) lub unieważniony rachunek bez anulowania paragonu.

Co sprawdzasz: Czy płatności kartą w GoPOS zgadzają się z faktycznymi transakcjami na terminalu?

Gdzie szukać:

Co powinno się zgadzać: Obie kwoty powinny być takie same.

Co jeśli się nie zgadzają? Sprawdź, czy wszystkie płatności kartą faktycznie przeszły – może być sytuacja, gdzie kelner zamknął rachunek jako "zapłacony kartą", ale terminal nie odpowiedział i transakcja się nie wykonała.

Co sprawdzasz: Czy fizyczna ilość gotówki w kasie zgadza się z kwotą systemową?

Jak to działa:

Gdzie szukać:

Co powinno się zgadzać: Kwota faktyczna (zadeklarowana przez Ciebie) = kwota systemowa (obliczona przez GoPOS).

Co jeśli się nie zgadzają?

Jeśli zauważysz różnice między sprzedażą systemową a fiskalną, najczęstszymi powodami są:

Potrzebujesz szczegółowej analizy? Sprawdź artykuł: "Analiza i rozwiązywanie rozbieżności fiskalnych - przewodnik", gdzie znajdziesz dokładne scenariusze, przykłady i sposoby naprawy każdego z problemów.

Najczęstsze błędy, które prowadzą do problemów z rozliczeniem:

❌ Rozliczanie tylko raz w miesiącu – po 30 dniach ustalenie przyczyny rozbieżności jest praktycznie niemożliwe. Tracisz kontrolę nad tym, co dzieje się w Twoim lokalu.

❌ Ignorowanie małych rozbieżności – różnica 5 zł dziennie może wydawać się nieistotna, ale to 150 zł miesięcznie i 1800 zł rocznie. Poza tym małe rozbieżności często sygnalizują większe problemy organizacyjne lub konfiguracyjne.

❌ Brak reakcji na błędy komunikacji z drukarką – jeśli drukarka regularnie "zawiesza się" lub nie odpowiada, to nie problem raportu, tylko problem techniczny najczęściej wynikający z błędnej konfiguracji drukarki lub problemów związanych z siecią. Nierozwiązany może prowadzić do chaosu w fiskalizacji.

Będąc w podglądzie raportu, pod przyciskiem Więcej znajdziesz także dodatkowe opcje:

Dzięki tym opcjom możesz:

Raport POS to kluczowe narzędzie do kontroli sprzedaży, pracy zespołu i przepływu gotówki w Twoim lokalu. Wykorzystując dostępne dane i rozliczając raport codziennie, możesz efektywniej zarządzać działalnością i szybko reagować na nieprawidłowości – zanim staną się poważnym problemem.

Potrzebujesz pomocy?

Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT.