Przejdź do głównej zawartości

Jak zmienić metodę płatności lub zwrócić środki na zamkniętym rachunku?

Dowiedz się, jak poprawić metodę płatności w aplikacji GoPOS i w aplikacji webowej oraz jak bezpiecznie zwrócić środki z terminala płatniczego, aplikacji płatniczej SoftPOS i Tpay.

Napisane przez GoPOS

Ten artykuł wyjaśnia krok po kroku, jak zmienić metodę płatności na zamkniętym rachunku i jak zwrócić klientowi pieniądze za płatność zintegrowaną. Opisujemy obie drogi: aplikację sprzedażową GoPOS (POS) oraz aplikację webową app.gopos.io.

Kiedy przydaje się zmiana metody płatności lub zwrot środków?

Wyobraź sobie sytuację, w której klient deklaruje płatność gotówką, a pracownik wybiera tę metodę w systemie i zamyka rachunek. Tuż przed przekazaniem gotówki klient zmienia zdanie i decyduje się zapłacić kartą. Dzięki zmianie metody płatności szybko dostosujesz sposób rozliczenia.

Inna częsta sytuacja: klient zapłacił kartą lub BLIK-iem, ale zamówienie trzeba anulować albo klient chce zapłacić inaczej. Wtedy oprócz zmiany metody na rachunku musisz zwrócić pieniądze w systemie płatniczym. GoPOS prowadzi Cię przez ten proces dla terminali płatniczych, aplikacji płatniczej SoftPOS i Tpay.

Ważne: płatność zintegrowana to taka, która przechodzi przez zewnętrzny system płatniczy (terminal, SoftPOS, Tpay). Usunięcie jej z rachunku zwykle oznacza także zwrot pieniędzy klientowi. Płatności niezintegrowane (gotówka, karta bez integracji, metody niefiskalne) zmieniasz bez wpływu na jakikolwiek system płatniczy.

Zasady zmiany metod płatności

Niezależnie od tego, czy zmieniasz metodę na POS, czy w aplikacji webowej, obowiązują te same zasady:

Zmiana

Czy jest możliwa?

Fiskalna → inna fiskalna (np. Gotówka → Karta)

Tak

Niefiskalna → inna niefiskalna

Tak

Niefiskalna → fiskalna

Tak, a następnie zafiskalizuj rachunek na POS (Fiskalizuj)

Fiskalna → niefiskalna

Nie

Pamiętaj: zmiana płatności fiskalnej na niefiskalną nie jest możliwa ani na POS, ani w aplikacji webowej. Więcej o konfiguracji metod znajdziesz w artykule Metody płatności – konfiguracja i zarządzanie.

Zmiana metody płatności w aplikacji GoPOS

Zmianę metody płatności na POS wykonasz w zakładce Aktywności.

  1. Kliknij ikonę trzech kresek w lewym górnym rogu ekranu, aby otworzyć menu.

  2. Wybierz zakładkę Aktywności.

  3. Na liście znajdź zamknięty rachunek i kliknij go. Jeśli rachunek nie jest widoczny, użyj Filtruj listę – wyszukasz go m.in. po numerze rachunku lub dacie transakcji.

  4. W sekcji płatności kliknij Zmień >.

  5. W oknie Edycja płatności kliknij USUŃ przy obecnej metodzie płatności.

  6. Wybierz nową metodę płatności z listy i zatwierdź.

Zmiana na metodę zintegrowaną uruchamia płatność. Jeśli na POS zmienisz np. Gotówkę na Kartę przypisaną do terminala lub aplikacji płatniczej SoftPOS, terminal lub SoftPOS od razu poprosi klienta o zapłatę kartą. Wybór Płatności BLIK uruchomi płatność BLIK przez Tpay. Klient faktycznie płaci w tym momencie, więc upewnij się, że jest przy kasie.

Jeśli usuwasz płatność zintegrowaną (terminal, SoftPOS, Tpay), zanim wybierzesz nową metodę, GoPOS zapyta o zwrot środków. Ten proces opisujemy w kolejnej sekcji.

Płatności zintegrowane: zwrot środków na POS

Gdy usuwasz płatność zintegrowaną z zamkniętego rachunku (Aktywności > rachunek > Zmień > USUŃ) albo unieważniasz cały rachunek, GoPOS wyświetli okno Unieważnienie transakcji z pytaniem, czy chcesz unieważnić transakcję w zewnętrznym systemie płatniczym.

  • TAK – transakcja zostaje unieważniona, a pieniądze wracają do klienta. Zobaczysz komunikat Płatność została zwrócona w zewnętrznym systemie.

  • NIE– transakcja zostaje unieważniona, pieniądze nie wracają do klienta.

  • ANULUJ – zamyka okno bez zmian.

Po zwrocie okno Edycja płatności pozostaje otwarte i pokazuje kwotę do zapłaty, więc od razu wybierasz nową metodę płatności.

Zwrot obejmuje zawsze całą kwotę unieważnianej płatności. Poniżej znajdziesz różnice między poszczególnymi systemami płatniczymi.

Terminal płatniczy

Przed zamknięciem dnia na terminalu unieważnisz transakcję tak, jak opisaliśmy wyżej: usuń płatność lub unieważnij rachunek i potwierdź zwrot przyciskiem TAK.

Po zamknięciu dnia na terminalu transakcji nie można już unieważnić. W takim przypadku wykonaj zwrot środków:

  1. Przejdź do Aktywności i wybierz rachunek.

  2. Kliknij Zwróć środki.

  3. W oknie Zwrot wybierz metodę płatności przypisaną do terminala i wpisz kwotę w polu Zwrócona kwota.

  4. Kliknij ZWRÓĆ ŚRODKI.

  5. Terminal poprosi o przyłożenie karty klienta – po tym pieniądze wracają na kartę.

Uwaga: Zwróć środki tylko oddaje pieniądze na kartę. Terminal traktuje zwrot jako osobną transakcję, niepowiązaną z pierwotną, dlatego płatność nadal widnieje na rachunku. Jeśli chcesz też zmienić metodę na rachunku, usuń płatność w Zmień > i w oknie Unieważnienie transakcji wybierz NIE – usuniesz ją z rachunku bez ponownego zwrotu. Następnie wybierz nową metodę.

Aplikacja płatnicza SoftPOS

Przed zamknięciem dnia działa tak samo jak terminal: po potwierdzeniu TAK transakcja zostaje unieważniona w SoftPOS, a pieniądze wracają do klienta.

Po zamknięciu dnia transakcji nie można unieważnić. Zwrot wykonaj wtedy bezpośrednio w aplikacji płatniczej SoftPOS.

Pamiętaj: aplikacja sprzedażowa GoPOS nie obsługuje zwrotów dla SoftPOS. Kliknięcie Zwróć środki przy takiej płatności wyświetli komunikat o błędzie.

Tpay (BLIK i płatności online)

Po potwierdzeniu TAK transakcja zostaje unieważniona w systemie płatniczym, a pieniądze wracają do klienta.

Tak samo zwrócisz środki za płatności Tpay wykonane w GoPOS, GoKiosk i sklepie GoOrder. Zwrot za zamówienie z kiosku lub sklepu online również wykonasz w Aktywnościach na POS. Więcej o BLIK przeczytasz w artykule Jak uruchomić płatność BLIK na POS?

Zmiana metody płatności w aplikacji webowej

Metodę płatności na zamkniętym rachunku zmienisz także w aplikacji webowej, bez dostępu do POS. To wygodne np. przy weryfikacji raportów na koniec dnia.

Płatności niezintegrowane

Dotyczy gotówki, karty bez integracji z terminalem i metod niefiskalnych.

  1. Przejdź do app.gopos.io > Sprzedaż > Rachunki i otwórz rachunek.

  2. Kliknij Więcej > Ustaw metodę płatności.

  3. W oknie Edycja płatności wybierz nową metodę płatności. W razie potrzeby zmień Datę transakcji i Status. Kwota uzupełnia się automatycznie i nie można jej zmienić.

  4. Kliknij Zapisz.

Zmiana w aplikacji webowej nie pobiera pieniędzy. W przeciwieństwie do POS, ustawienie np. Karty zamiast Gotówki tylko zapisuje metodę na rachunku. Nie uruchamia płatności na terminalu, w SoftPOS ani BLIK. Użyj tej opcji, gdy klient już zapłacił, a w systemie trzeba poprawić zapis.

Płatności Tpay (BLIK i online)

Płatność Tpay zmienisz po wcześniejszym zwrocie środków:

  1. W podglądzie rachunku, w sekcji Płatności/transakcje, kliknij płatność (np. Płatność BLIK).

  2. W panelu transakcji kliknij Zwróć płatność i potwierdź przyciskiem Tak.

  3. GoPOS utworzy nową transakcję anulującą (Anulowanie na kwotę ujemną), a rachunek zmieni status na Nieopłacony.

  4. Kliknij Więcej > Ustaw metodę płatności, wybierz nową metodę i kliknij Zapisz.

Rachunek wróci do statusu Opłacony. W historii płatności zostaną wszystkie trzy wpisy: pierwotna wpłata, anulowanie i nowa płatność.

Płatności z terminala płatniczego i SoftPOS

Tych płatności nie zmienisz w aplikacji webowej. Przy próbie zapisu zobaczysz komunikat Nie można zmienić metody płatności połączonej z płatnością na terminalu płatniczym. Zmianę i zwrot wykonaj na POS, jak opisaliśmy wyżej.

Fiskalizacja po zmianie metody na fiskalną

Jeśli zmienisz metodę płatności z niefiskalnej na fiskalną, rachunek trzeba zfiskalizować. Zrobisz to na POS:

  1. Przejdź do Aktywności i wybierz rachunek.

  2. Kliknij Fiskalizuj – drukarka fiskalna wydrukuje paragon.

Dotyczy to także zmian wykonanych w aplikacji webowej: po zmianie metody w app.gopos.io fiskalizację wykonasz na POS.

Gdzie co zrobisz? – ściągawka

Rodzaj płatności

Aplikacja GoPOS (POS)

Aplikacja webowa

Niezintegrowana (gotówka, karta bez integracji, niefiskalne)

Zmiana metody w Aktywności > Zmień >

Zmiana metody w Więcej > Ustaw metodę płatności

Terminal płatniczy

Unieważnienie przed zamknięciem dnia, po zamknięciu Zwróć środki

Brak możliwości zmiany

SoftPOS

Unieważnienie przed zamknięciem dnia, po zamknięciu zwrot w aplikacji płatniczej SoftPOS

Brak możliwości zmiany

Tpay (BLIK, online) – GoPOS, GoKiosk, GoOrder

Unieważnienie przy usunięciu płatności

Zwróć płatność, potem Ustaw metodę płatności

Czego unikać?

  • Zamykania dnia przed korektą płatności zintegrowanych. Po zamknięciu dnia na terminalu lub w SoftPOS transakcji nie da się unieważnić, a zwrot wymaga dodatkowych kroków. W miarę możliwości poprawki wprowadzaj jeszcze tego samego dnia.

  • Ustawiania w aplikacji webowej Karty „na zapas”. Zmiana w webie nie pobiera pieniędzy, więc rachunek będzie opłacony tylko na papierze. Jeśli klient ma faktycznie zapłacić kartą lub BLIK-iem, zmień metodę na POS.

  • Podwójnego zwrotu na terminalu. Zwróć środki nie usuwa płatności z rachunku. Jeśli potem usuwasz ją w Zmień >, wybierz NIE w oknie unieważnienia.

  • Pozostawienia rachunku bez fiskalizacji. Po zmianie metody z niefiskalnej na fiskalną pamiętaj o Fiskalizuj na POS.

Podsumowanie

Zmiana metody płatności na zamkniętym rachunku pozwala szybko poprawić rozliczenie, gdy klient zmieni zdanie albo pracownik wybierze złą metodę. Płatności niezintegrowane zmienisz zarówno na POS, jak i w aplikacji webowej. Przy płatnościach zintegrowanych GoPOS sam zaproponuje zwrot środków w terminalu, SoftPOS lub Tpay, więc klient od razu odzyska pieniądze, a Twoje raporty pozostaną zgodne z rzeczywistością.

👉 Potrzebujesz pomocy?

Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT dostępny w aplikacji.

Artykuły powiązane
Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?