Aplikacja GoInventory to narzędzie, które zamienia telefon w skaner i licznik stanów magazynowych. Skanujesz produkty aparatem lub czytnikiem, wpisujesz albo ważysz ich ilość, a aplikacja na bieżąco synchronizuje wszystko z arkuszami inwentaryzacji w GoStock. Aplikacja jest dostępna nie tylko na Androida, ale również na iOS. W tym artykule pokażemy, jak przygotować aplikację do pracy i jak wygląda inwentaryzacja w praktyce.
Zanim zaczniesz, upewnij się, że inwentaryzacja jest utworzona po stronie GoStock. Więcej o tworzeniu i zarządzaniu inwentaryzacjami znajdziesz tutaj: Inwentaryzacja.
Instalacja aplikacji
GoInventory pobierzesz z oficjalnego sklepu z aplikacjami – wystarczy wyszukać GoInventory lub skorzystać z poniższych linków. Sposób zależy od systemu Twojego urządzenia:
Android – pobierz aplikację ze sklepu Google Play: GoInventory w Google Play
iOS – pobierz aplikację ze sklepu App Store: GoInventory w App Store
Po zainstalowaniu otwórz aplikację i przejdź do logowania oraz onboardingu opisanych poniżej.
Onboarding aplikacji
Po pierwszym uruchomieniu aplikacja przeprowadza Cię przez krótki kreator, który przygotowuje wszystko, czego GoInventory potrzebuje do pracy. To, co zobaczysz na starcie, zależy od stanu Twojego konta:
jeśli nie jesteś jeszcze zalogowany, aplikacja poprosi o logowanie,
jeśli jesteś zalogowany, ale brakuje jeszcze uprawnień, wróci do onboardingu,
jeśli wszystko jest już gotowe, od razu trafisz na ekran główny.
Na ekranie logowania zaloguj się danymi logowania do aplikacji webowej GoStock. Jeśli Twoje konto obsługuje więcej niż jedną organizację, po zalogowaniu pojawi się ekran wyboru organizacji – wskaż tę, w której chcesz przeprowadzić inwentaryzację. Gdy masz dostęp tylko do jednej organizacji, aplikacja przejdzie dalej automatycznie.
Na liście zobaczysz wyłącznie te organizacje, do których zostałeś dodany jako użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami. Jeśli spodziewanej organizacji brakuje, skontaktuj się z jej administratorem, aby powiązał Twoje konto i nadał właściwe uprawnienia.
Następnie kreator poprowadzi Cię przez trzy ekrany: powitanie, zgodę na dostęp do aparatu (potrzebny do skanowania kodów) oraz zgodę na Bluetooth (potrzebny do połączenia z wagą Doctor Fit).
Onboarding jest obowiązkowy i aplikacja nie przepuści Cię dalej, dopóki nie nadasz wymaganych uprawnień. Jeśli któreś z nich odrzucisz, aplikacja poczeka na tym kroku – a gdy wrócisz z ustawień systemowych z już nadanym uprawnieniem, przejdzie do kolejnego ekranu. Dzięki temu masz pewność, że aparat i waga zadziałają, zanim zaczniesz liczyć towar.
Ustawienia aplikacji
Ustawienia znajdziesz w zakładce Więcej (ikona „…") w dolnej nawigacji. To miejsce, w którym raz na jakiś czas ustawiasz, jak aplikacja ma dla Ciebie pracować – i w którym parujesz wagę.
Lokalizacja – wskazuje, w której lokalizacji aktualnie pracujesz. Po wybraniu innej lokalizacji z listy aplikacja przez chwilę wczytuje nowe dane (zobaczysz ekran ładowania), po czym pokaże Ci właściwe produkty i inwentaryzacje.
Szybkie dodawanie – przydatne, gdy masz do policzenia dużo pozycji „na sztuki". Przy włączonej opcji zeskanowanie produktu od razu dodaje go do arkusza w ilości 1, bez okna wyboru ilości, a widok pozostaje na skanowaniu. Dzięki temu skanujesz kolejne produkty jeden po drugim, bez zatrzymywania się. Między kolejnymi skanami aplikacja robi trzysekundową przerwę, dzięki której nie policzysz przypadkiem tej samej sztuki kilka razy.
Oszczędzanie baterii – rzadziej pobiera odczyty z wagi. Warto włączyć na dłuższą inwentaryzację, gdy zależy Ci na czasie pracy urządzenia.
Waga – tutaj łączysz aplikację z wagą Doctor Fit (patrz sekcja poniżej).
Motyw – dopasuj wygląd aplikacji do swoich preferencji: Domyślny systemowy, Jasny lub Ciemny.
Język aplikacji – do wyboru: polski, angielski, ukraiński.
Wyloguj się – kończy pracę na tym koncie. Aplikacja poprosi jeszcze o potwierdzenie, żeby przypadkowe kliknięcie nie wyrzuciło Cię w trakcie liczenia.
Na dole ekranu znajdziesz też numer wersji aplikacji – przyda się, gdybyś kontaktował się ze wsparciem.
Parowanie wagi Doctor Fit
Zanim zaczniesz ważyć, połącz wagę z aplikacją:
Włącz Bluetooth w telefonie.
Włącz wagę Doctor Fit i poczekaj, aż na jej ekranie pojawi się 0 – to znak, że jest gotowa do pracy.
W aplikacji wejdź w Więcej → Waga. Rozpocznie się wyszukiwanie – jeśli waga nie pojawi się od razu, kliknij ikonę odświeżania.
Gdy na liście zobaczysz Doctor Fit, włącz przełącznik przy jej nazwie i kliknij Zapisz.
Aplikacja świadomie pokazuje wyłącznie wagi Doctor Fit, więc nie musisz przeszukiwać listy innych urządzeń Bluetooth w pobliżu.
Widok produktów i edycja produktów
Zakładka Lista produktów to Twoja baza towarów. Produkty są pogrupowane według kategorii, a w nagłówku znajdziesz wyszukiwarkę, w której odnajdziesz produkt po nazwie lub kodzie kreskowym. Jeśli produkt ma więcej niż jeden kod, obok kodu zobaczysz oznaczenie w stylu „kod +2" – liczba mówi, ile dodatkowych kodów kryje się pod produktem. Gdy baza jest jeszcze pusta, aplikacja poinformuje Cię komunikatem „Brak dodanych produktów w bazie".
Nie musisz przewijać listy w poszukiwaniu jednego towaru – wystarczy niebieski przycisk skanera w prawym dolnym rogu. Po jego kliknięciu uruchamia się aparat, a Ty skanujesz kod produktu:
jeśli produkt jest w bazie, otworzy się jego podgląd,
jeśli nie – zobaczysz komunikat „Brak produktu o tym barkodzie", a widok pozostanie na aparacie, żebyś mógł od razu spróbować z innym kodem.
Produkt możesz też wyszukać bezpośrednio dedykowanym czytnikiem kodów (np. Honeywell) lub skanerem wbudowanym w urządzenie (np. Sunmi V3).
Edycja produktu
Po wybraniu produktu otwierają się jego szczegóły. Oprócz podstawowych informacji (nazwa, kategoria, jednostka, podatek) możesz tu uzupełnić dane, które ułatwią późniejszą inwentaryzację:
dodać nowy kod kreskowy,
przypisać opakowanie na podstawie kodu kreskowego,
ustawić cenę sprzedaży,
podać wagę,
dodać opis.
Warto wiedzieć: przypisane opakowanie jest kluczowe przy ważeniu – to na jego podstawie aplikacja odejmuje tarę i przelicza wagę netto. Jeśli planujesz arkusz wagowy, zadbaj o opakowania z wyprzedzeniem.
Widok inwentaryzacji
Zakładka Inwentaryzacje to punkt startowy każdej inwentaryzacji. Znajdziesz tu listę otwartych inwentaryzacji ilościowych przypisanych do Twojego magazynu (inwentaryzacje ilościowo-wartościowe nie są tu pokazywane). Każda pozycja pokazuje numer i datę, ewentualny komentarz oraz arkusze wraz z ich typem – Mobilny lub Wagowy. Jeśli na danym podmagazynie nie ma otwartych inwentaryzacji, zobaczysz komunikat „Brak otwartych inwentaryzacji".
Warto wiedzieć: aplikacja i GoStock pracują na tych samych danych. Inwentaryzacje i arkusze utworzone w aplikacji webowej GoStock pojawią się w GoInventory po synchronizacji, a te utworzone w aplikacji – po synchronizacji będą widoczne w GoStock. Nie musisz niczego przenosić ręcznie.
Pracujesz na kilku podmagazynach? U góry ekranu pojawi się wtedy filtr podmagazynów – możesz przełączać się między nimi z listy albo po prostu przesuwać ekran w lewo lub w prawo.
Chcesz mieć pewność, że widzisz najświeższe dane? Przeciągnij ekran w dół (pull-to-refresh). Aplikacja pobierze wtedy wszystko od nowa i nadpisze bieżący stan – to tzw. pełne odświeżenie, przydatne np. gdy ktoś równolegle zmieniał dane po stronie GoStock.
Dodanie nowej inwentaryzacji
Jeśli chcesz rozpocząć zupełnie nową inwentaryzację prosto z telefonu, użyj niebieskiego przycisku „+" w prawym dolnym rogu zakładki Inwentaryzacje. W oknie, które się otworzy, uzupełniasz kilka pól:
Magazyn – lokalizacja, której dotyczy inwentaryzacja,
Typ – ustawiony odgórnie jako ilościowy („Określenie stanów magazynowych"),
Data,
Komentarz – opcjonalnie, np. informacja dla zespołu,
Tagi – do wyboru wyłącznie wcześniej utworzone tagi.
Po zatwierdzeniu nowa inwentaryzacja pojawi się na liście, gotowa do dodania pierwszego arkusza. Po synchronizacji zobaczysz ją również w aplikacji webowej GoStock.
Dodanie arkusza
Arkusz to konkretna lista produktów, którą wypełniasz podczas liczenia. Aby go utworzyć, kliknij Nowy arkusz przy wybranej inwentaryzacji, a następnie nadaj mu nazwę i wybierz typ:
Mobilny – do ręcznego uzupełniania ilości. Sprawdza się tam, gdzie liczysz „na sztuki" albo wpisujesz stany z głowy.
Wagowy – pozwala zważyć produkt i automatycznie przeliczyć ilość na podstawie wagi. Idealny do towarów sprzedawanych na wagę.
Wybór typu decyduje o tym, jak później dodajesz produkty – dlatego warto od razu dopasować go do rodzaju liczonego towaru. Gotowy arkusz otworzysz jednym kliknięciem z listy.
Dodawanie, skanowanie i ważenie produktów w arkuszu
To serce pracy z aplikacją. Po otwarciu arkusza widzisz nazwę arkusza, listę dodanych już produktów (z nazwą, objętością i aktualnym stanem w arkuszu) oraz ikonę ołówka do edycji. Pusty arkusz przywita Cię komunikatem „Brak zinwentaryzowanych produktów w arkuszu". Na dole ekranu czeka przycisk skanera, a nad listą – przycisk z lupą.
Jak dodać produkt do arkusza
Masz kilka dróg – wybierz tę, która pasuje do Twojego sprzętu i sposobu pracy:
Skanuj aparatem. Kliknij przycisk skanera na dole ekranu i zeskanuj kod produktu.
Skanuj czytnikiem. Jeśli korzystasz z czytnika Honeywell lub skanera wbudowanego (np. Sunmi V3), po prostu skanuj produkt na głównym widoku arkusza – trafi do niego bezpośrednio.
Wyszukaj ręcznie. Kliknij lupę, aby przejść do wyszukiwarki produktów. Gdy produkt ma kilka kodów kreskowych (opakowań), po jego wybraniu zobaczysz listę wszystkich dostępnych opakowań – wskaż właściwe.
Po dodaniu produktu (o ile nie korzystasz z Szybkiego dodawania) aplikacja zapyta o ilość. Możesz ją zmienić także później – wystarczy kliknąć ołówek przy pozycji, a w oknie edycji zobaczysz nazwę produktu, kod kreskowy i obecny stan.
Pomyliłeś się przy skanowaniu? Przytrzymaj palcem pozycję na liście, aby ją usunąć.
Ważenie produktów (arkusz wagowy)
W arkuszu wagowym, po połączeniu wagi Doctor Fit, wystarczy zeskanować produkt i postawić go na wadze. Nad polem ilości pojawi się wtedy komunikat podpowiadający, co zrobić – zależnie od tego, co „widzi" waga:
Waga niepodłączona lub wyłączona → „Brak połączenia z wagą". Wróć do ustawień i sparuj wagę ponownie.
Waga podłączona, ale pusta (odczyt 0) → „Umieść produkt na wadze. Upewnij się, że waga jest włączona".
Produkt na wadze (odczyt większy od zera) → aplikacja pokaże wagę brutto oraz przeliczoną wagę netto, a ilość w polu docelowym będzie się aktualizować na żywo wraz z odczytem.
Nie musisz nic liczyć ręcznie – aplikacja sama odejmuje tarę opakowania i przelicza odczyt z wagi na docelową ilość, korzystając z opakowania przypisanego do produktu.
Sortowanie listy w arkuszu
Kliknij trzy kropki w prawym górnym rogu arkusza, aby wybrać, jak układają się produkty na liście:
Wg kolejności dodania – w takiej kolejności, w jakiej je dodawałeś,
Wg kategorii produktów – zeskanowane produkty grupują się automatycznie według kategorii.
Synchronizacja zmian
Nie musisz pamiętać o zapisywaniu – GoInventory dba o to za Ciebie. Aplikacja odświeża dane w tle mniej więcej co 10 sekund, pobierając tylko to, co się zmieniło. Gdy chcesz mieć pewność, że widzisz komplet najświeższych informacji, przeciągnij ekran w dół – wtedy aplikacja pobierze wszystko od nowa.
Twoje zmiany w arkuszach również trafiają na serwer automatycznie: mniej więcej co 60 sekund aplikacja sprawdza, czy jest coś do wysłania, i wysyła to bez klikania jakiegokolwiek przycisku. Kiedy wysyłka trwa, aplikacja informuje Cię o tym w kilku miejscach – pod nazwą arkusza, na górze ekranu po wyjściu z arkusza oraz w oknie opcji (trzy kropki). Zawsze towarzyszy temu przycisk Synchronizuj teraz, którym możesz wysłać zmiany od ręki – po udanej synchronizacji komunikaty znikają.
Gdyby coś poszło nie tak, zobaczysz okno z informacją o błędzie i przyciskiem, który pozwala ponowić synchronizację.
Czego unikać?
❌ Nie zamykaj aplikacji, gdy trwa synchronizacja. Dopóki widzisz komunikat o synchronizacji, dane arkusza wciąż lecą na serwer – zamknięcie aplikacji w tym momencie grozi utratą części zmian. Poczekaj, aż komunikat zniknie, lub użyj Synchronizuj teraz.
❌ Nie zaczynaj arkusza wagowego bez przypisanych opakowań. Bez opakowania aplikacja nie odejmie tary i nie przeliczy wagi netto. Uzupełnij opakowania w edycji produktu, a następnie odśwież dane (pull-to-refresh).
❌ Nie gub się w podmagazynach. Jeśli produkt albo inwentaryzacja nie są widoczne, sprawdź, czy masz wybrany właściwy podmagazyn (zakładka Inwentaryzacje) i lokalizację (zakładka Więcej).
Podsumowanie
Wiesz już, jak przygotować GoInventory do pracy i jak przeprowadzić inwentaryzację od początku do końca: od onboardingu i ustawień, przez bazę produktów i tworzenie inwentaryzacji oraz arkuszy, aż po skanowanie i ważenie towaru z wagą Doctor Fit. Dzięki automatycznej synchronizacji Twoje liczenia trafiają do GoStock na bieżąco, a Ty możesz skupić się na tym, co najważniejsze – dokładnym policzeniu stanów.
Potrzebujesz więcej informacji?
Sprawdź nasz dział FAQ lub skontaktuj się z naszym działem wsparcia poprzez CHAT.