Masz dodane produkty, połączony magazyn z GoPOS — ale skąd system ma wiedzieć, ile towaru faktycznie stoi na półkach? GoStock rejestruje dokumenty magazynowe od samego startu, jednak bez inwentaryzacji nie ma punktu odniesienia — nie wie, od jakich ilości zacząć. Pierwsza inwentaryzacja to „dokument otwarcia" Twojego magazynu. Dzięki niej GoStock może porównywać fizyczne stany magazynowe z wartościami wyliczonymi w aplikacji i kalkulować rzeczywiste różnice. W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez cały proces.
Dlaczego zacząć właśnie od inwentaryzacji?
Inwentaryzacja to najszybszy sposób na ustalenie stanów początkowych. Zamiast wprowadzać faktury zakupowe wstecznie (co jest czasochłonne i ma sens głównie przy nowo otwartych lokalach), wystarczy policzyć produkty „tu i teraz" i wpisać wyniki do systemu.
Efekt? GoStock zyskuje punkt odniesienia — wie, ile towaru fizycznie masz na magazynie, i od tego momentu może wyliczać różnice między stanami rzeczywistymi a systemowymi.
Alternatywa: Jeśli dopiero otwierasz lokal i masz faktury zakupowe od samego początku, możesz zamiast inwentaryzacji wprowadzić je jako dokumenty Zakupu (PZ). Dla większości użytkowników inwentaryzacja jest jednak szybszym rozwiązaniem.
Dwa typy inwentaryzacji
GoStock oferuje dwa typy inwentaryzacji do wyboru podczas tworzenia dokumentu:
Określenie stanów magazynowych — wprowadzasz tylko ilości produktów, bez ich wartości. Stosowany przy regularnych, okresowych spisach.
Określenie stanów magazynowych i ich wartości — wprowadzasz zarówno ilości, jak i wartości netto produktów. Stosowany przy rozpoczęciu prowadzenia magazynu w systemie.
Nasza rekomendacja
Dla pierwszej inwentaryzacji wybierz typ Określenie stanów magazynowych i ich wartości (ilościowo-wartościowy). Dzięki temu jasno ustalisz punkt startowy: tyle masz produktu, o takiej wartości, na taką datę. Kolejne inwentaryzacje mogą być już tylko ilościowe.
⚠️ Raz wybrany typ inwentaryzacji nie powinien być zmieniany po rozpoczęciu dokumentu. W wersji roboczej zmiana jest możliwa, ale po przejściu do statusu „Otwarty" — już nie. Późniejsze zmiany typu mogą powodować błędy w rozliczeniach.
Data inwentaryzacji — co warto wiedzieć
Data inwentaryzacji to data fizycznego liczenia produktów, nie data wprowadzania danych do systemu. Jeśli liczysz towar w poniedziałek, a wyniki wpisujesz w środę — ustaw datę na poniedziałek.
To właśnie ta data staje się punktem odniesienia, od którego GoStock porównuje stany rzeczywiste z wyliczonymi.
Przeprowadzenie inwentaryzacji krok po kroku
1. Utwórz nowy dokument inwentaryzacji
Przejdź do: Inwentaryzacja > kliknij Dodaj.
Uzupełnij informacje podstawowe:
Magazyn — wybierz podmagazyn, dla którego tworzysz inwentaryzację
Typ inwentaryzacji — wybierz
Określenie stanów magazynowych i ich wartościData inwentaryzacji — podaj datę fizycznego liczenia
Kliknij Zapisz. Dokument zostanie zapisany w wersji roboczej.
2. Rozpocznij inwentaryzację
Kliknij Rozpocznij w prawym górnym rogu dokumentu. Status zmieni się na „Otwarty".
Od tego momentu możliwa jest tylko zmiana daty — magazyn i typ inwentaryzacji zostają zablokowane.
3. Utwórz arkusz spisu
Przejdź do zakładki Arkusz spisu i kliknij Nowy arkusz.
Uzupełnij:
Nazwa arkusza — nadaj nazwę ułatwiającą identyfikację (np. „Alkohole", „Napoje", „Surowce kuchnia")
Typ — wybierz
Domyślny(ręczne dodawanie produktów)
Kliknij Dodaj, aby utworzyć arkusz.
Wskazówka: Dla wygody możesz podzielić inwentaryzację na kilka arkuszy — po kategoriach produktów. Np. jeden arkusz na alkohole, drugi na napoje bezalkoholowe, trzeci na surowce kuchenne. Dzięki temu łatwiej organizujesz pracę zespołu i unikasz chaosu przy liczeniu.
4. Dodaj produkty do arkusza
Masz dwie opcje:
Opcja A — Grupowe dodawanie (rekomendowane dla pierwszej inwentaryzacji):
Kliknij Uzupełnij arkusz i skonfiguruj filtry:
Dodaj tylko aktywne produkty — włącz suwak
Ustaw zawartość na 1 — włącz suwak
Kategorie — wybierz kategorie produktów, które chcesz inwentaryzować w tym arkuszu (jeśli nie wybierzesz żadnej, system doda wszystkie)
Kliknij Zapisz. Produkty zostaną automatycznie dodane do listy w arkuszu.
Opcja B — Ręczne dodawanie pojedynczych produktów:
Kliknij Dodaj produkt, wybierz produkt z listy, ustaw zawartość i ilość, a następnie kliknij Dodaj.
5. Wprowadź stany faktyczne
W arkuszu spisu, przy każdym produkcie, uzupełnij:
Ilość — rzeczywista ilość produktu
Wartość — całkowita wartość netto wprowadzonej ilości produktu
Zmiany zapisują się automatycznie.
6. Zamknij inwentaryzację
Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij Zamknij w prawym górnym rogu dokumentu.
Uwaga: Aby zamknąć inwentaryzację, wszystkie dokumenty zakupu (PZ) i zamówienia (WZ) z datą wcześniejszą niż data inwentaryzacji muszą być zamknięte. Jeśli jakieś pozostają otwarte, system wyświetli komunikat i wskaże dokument do zamknięcia.
Po zamknięciu system automatycznie zaktualizuje stany magazynowe. Gotowe — Twój magazyn ma ustalone stany początkowe!
Czego unikać?
❌ Nie zmieniaj typu inwentaryzacji po rozpoczęciu dokumentu. Zmiana typu po dodaniu produktów do arkusza może prowadzić do błędów w rozliczeniach i nieprawidłowych wartości magazynowych.
❌ Nie ustawiaj daty „na dziś", jeśli liczenie odbyło się wcześniej. Data inwentaryzacji powinna odpowiadać dacie fizycznego spisu — w przeciwnym razie punkt odniesienia będzie nieprawidłowy, a wyliczone różnice nie odzwierciedlą rzeczywistości.
❌ Nie pomijaj wartości przy pierwszej inwentaryzacji. Jeśli wybierzesz typ tylko ilościowy, stracisz informację o wartości otwarcia magazynu.
❌Nie zostawiaj otwartego dokumentu inwentaryzacji na długo. Otwarty dokument nie wpływa na stany magazynowe — dopóki go nie zamkniesz, stany w systemie pozostają niezmienione.
Co dalej?
Pierwsza inwentaryzacja to Twój punkt odniesienia. Od tej chwili GoStock ma bazę do porównywania — wie, ile towaru fizycznie miałeś na daną datę, i może zestawiać to z dokumentami magazynowymi. Na podstawie kolejnych inwentaryzacji będziesz badać rozbieżności i odchylenia, identyfikować straty i optymalizować zamówienia.
Więcej informacji o inwentaryzacji znajdziesz w artykule: Inwentaryzacja
Chcesz przyspieszyć proces inwentaryzacji? Sprawdź artykuł: Aplikacja do Inwentaryzacji
Gotowe! Teraz możesz przejść do kolejnego kroku: Krok 7. Dokumenty magazynowe — przyjęcia i zakupy (PZ)
Potrzebujesz pomocy? Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT.