Przejdź do głównej zawartości

Ustawienia magazynu w GoStock

Dopasuj działanie magazynu do charakteru swojej działalności: od trybu pracy, przez kontrolę stanów ujemnych, po numerację dokumentów.

Napisane przez GoPOS Serwis

Każdy lokal i każda firma prowadzi magazyn trochę inaczej. Restauracja potrzebuje prostych zakupów, hurtownia – obsługi wysyłek, a ktoś inny – ścisłej kontroli stanów. W tym artykule pokażemy Ci, co oznacza każda opcja w ustawieniach magazynu GoStock i kiedy warto ją zmienić, aby aplikacja pracowała tak, jak Twoje procesy.

Gdzie znajdziesz ustawienia magazynu?

Przejdź do: stock.gopos.io > Ustawienia > Ustawienia magazynu.

Ekran podzielony jest na cztery części:

  • Ustawienia podstawowe – tryb działania magazynu, zarządzanie stanami i tryb zamykania inwentaryzacji,

  • Ustawienia dokumentów – przedrostki numeracji dla każdego typu dokumentu,

  • Ustawienia zaawansowane – dodatkowe przełączniki i archiwizacja danych,

  • przyciski Zapisz i Anuluj na dole ekranu.

Jak wybrać tryb działania magazynu?

Pole Tryb działania magazynu decyduje, jakie dokumenty i statusy zobaczysz w GoStock. Wybierz tryb, który odpowiada temu, jak faktycznie przyjmujesz i wydajesz towar.

  • Rozbudowany (domyślny) – pełny zestaw dokumentów, w tym odbiory zakupów. Sprawdzi się, gdy zamówienie u dostawcy i fizyczne przyjęcie towaru to dla Ciebie dwa osobne etapy.

  • Podstawowy – w zakupach nie ma dokumentów odbioru. W ten sposób uzyskujesz krótszą ścieżkę: dokument zakupu od razu odzwierciedla przyjęcie towaru. Dobry wybór dla mniejszych lokali.

  • Hurtowy – w dokumentach zamówień pojawia się status Otwarty, a wraz z nim przycisk Wyślij. Kliknięcie otwiera formularz wysyłki zamówienia. Po utworzeniu wysyłki dokument zamówienia zamyka się automatycznie. Ten tryb jest przeznaczony dla firm, które wysyłają towar do odbiorców.

Nie wiesz, który tryb wybrać? Zostaw Rozbudowany. Daje najwięcej kontroli i pasuje do większości działalności.

Zarządzanie stanami: co, gdy zabraknie towaru?

Pole Zarządzanie stanami określa, jak GoStock reaguje na dokument, który spowodowałby ujemny stan – czyli sytuację, w której z magazynu wydajesz więcej, niż na nim jest. Wybierz poziom kontroli dopasowany do Twojej dyscypliny magazynowej.

  • Zawsze pozwól zamknąć dokument powodujący ujemny stan (domyślny) – dokument zamyka się bez dodatkowych pytań. Sprawdza się, gdy przyjęcia czasem docierają do systemu później niż sprzedaż.

  • Zatwierdź dodatkowo dokument powodujący ujemny stan – przy próbie zamknięcia takiego dokumentu pojawi się okno z komunikatem: Wykonanie akcji spowoduje ujemne stany magazynowe. Czy chcesz kontynuować? Możesz zamknąć dokument, ale świadomie.

  • Nie można zamknąć dokumentu powodującego ujemny stan – przy próbie zamknięcia pojawi się komunikat Nie wystarczająco na stanie i dokument pozostanie otwarty. To najbardziej rygorystyczna opcja.

Przy opcji Nie można zamknąć dokumentu powodującego ujemny stan dokumenty synchronizowane z innych aplikacji (np. dokumenty zamówień ze sprzedaży w GoPOS) trafiają do magazynu w statusie Otwarty. Po przyjęciu produktu na stan musisz zamknąć je ręcznie – inaczej sprzedaż nie zostanie zdjęta ze stanu.

Tryb zamykania inwentaryzacji

Inwentaryzacja jest wiarygodna tylko wtedy, gdy wszystkie ruchy magazynowe sprzed jej zamknięcia są już zaksięgowane. Pole Tryb zamykania inwentaryzacji decyduje, jak GoStock pilnuje otwartych dokumentów.

  • Wymuś, aby dokumenty były zamknięte (domyślny) – inwentaryzacji nie zamkniesz, dopóki otwarte są dokumenty dotyczące produktów, które obejmuje.

  • Wymuś, aby dokumenty były zamknięte, niezależnie od produktów – wymaga zamknięcia wszystkich dokumentów na magazynie, bez względu na to, czy dany produkt jest na przeprowadzanej inwentaryzacji. Najbezpieczniejsza opcja przy pełnych spisach.

  • Pokaż ostrzeżenie o niezamkniętych dokumentach – pozwala zamknąć inwentaryzację z otwartymi dokumentami, ale najpierw informuje Cię, które dokumenty nie są zamknięte.

  • Zawsze pozwól zamknąć – pozwala zamknąć inwentaryzację z otwartymi dokumentami bez ostrzeżenia. Nie rekomendujemy tej opcji.

Więcej informacji znajdziesz w artykule: Inwentaryzacja.

Jak zmienić przedrostki dokumentów?

W sekcji Ustawienia dokumentów ustalisz przedrostek (lub pełną nazwę) dla każdego typu dokumentu. Przydaje się to, gdy chcesz, aby numeracja była zgodna z oznaczeniami używanymi w Twojej firmie lub księgowości.

  1. Przejdź do: stock.gopos.io > Ustawienia > Ustawienia magazynu.

  2. W sekcji Ustawienia dokumentów znajdź typ dokumentu, np. Dokument zakupu.

  3. Wpisz własny przedrostek w polu tekstowym (domyślnie np. PO-).

  4. Sprawdź podgląd po prawej stronie pola – pokazuje, jak będzie wyglądał numer kolejnego dokumentu (np. PO-5897).

  5. Kliknij Zapisz.

Przedrostki możesz zmienić dla: dokumentu zakupu, faktury zakupu, odbioru zakupu, korekty zakupu, zamówienia, zwrotu zamówienia, wysyłki zamówienia, przesunięcia, dostosowania, produkcji i inwentaryzacji.

Ustal przedrostki raz, na początku pracy z magazynem. Zmiana w trakcie roku sprawi, że dokumenty tego samego typu będą miały różne oznaczenia, co utrudni ich wyszukiwanie.

Ustawienia zaawansowane

Te opcje dopracowują codzienną pracę z kontaktami i dokumentami. Włączasz je i wyłączasz przełącznikiem przy nazwie.

  • Wyłącz duplikaty numeru NIP – po włączeniu aplikacja nie pozwoli utworzyć kontaktu z numerem NIP, który jest już przypisany do innego kontaktu. W ten sposób unikasz zdublowanych dostawców i rozbitej historii zakupów.

  • Sprawdzaj dane na dokumentach w wersji roboczej – po wyłączeniu możesz tworzyć dokumenty zakupów w wersji roboczej z pozycjami o zerowych cenach. Przydaje się, gdy kopiujesz formatki dokumentów zakupów i uzupełniasz ceny dopiero po otrzymaniu faktury.

  • Automatyczne łączenie opakowań produktów – po włączeniu, gdy przypiszesz do produktu kod kreskowy przypisany do opakowania w wewnętrznej bazie opakowań, to opakowanie zostanie automatycznie przypisane do produktu.

  • Czy blokować dokument zakupu jeśli osiągnie ostatni status oraz Czy blokować dokument zamówienia jeśli osiągnie ostatni status – po włączeniu dokument zostaje zablokowany, gdy osiągnie ostatni status. Chroni to zakończone dokumenty przed przypadkową edycją. Jeśli musisz coś poprawić, możesz odblokować dokument ręcznie.

  • Archiwizuj dane starsze niż tyle dni – domyślnie 90. Ustawienie wpływa na optymalizację obliczeń w magazynie.

Zalecamy pozostawienie domyślnej wartości 90 w polu Archiwizuj dane starsze niż tyle dni. Zmiana tej wartości może wpłynąć na wydajność obliczeń w magazynie.

Czego unikać?

Zamykanie inwentaryzacji z otwartymi dokumentami. Opcja Zawsze pozwól zamknąć kusi, bo przyspiesza zamknięcie spisu. W praktyce oznacza to:

  • stany po inwentaryzacji nie zgadzają się z rzeczywistością,

  • dokumenty zamknięte później zmieniają już policzone stany,

  • trudno ustalić, skąd wzięły się różnice.

Zamiast tego zamknij otwarte dokumenty przed inwentaryzacją albo wybierz Pokaż ostrzeżenie o niezamkniętych dokumentach, aby przynajmniej wiedzieć, co zostało do zamknięcia.

Blokowanie ujemnych stanów bez kontroli otwartych dokumentów. Opcja Nie można zamknąć dokumentu powodującego ujemny stan daje dużą kontrolę, ale wymaga regularnej pracy. Jeśli o tym zapomnisz:

  • dokumenty sprzedaży z GoPOS czekają w statusie Otwarty,

  • stany w magazynie nie uwzględniają sprzedaży,

  • raporty i zamówienia u dostawców opierają się na nieaktualnych danych.

Wybierz tę opcję tylko wtedy, gdy regularnie przeglądasz i zamykasz otwarte dokumenty. W przeciwnym razie lepiej sprawdzi się Zatwierdź dodatkowo dokument powodujący ujemny stan.

Zmiana okresu archiwizacji „na zapas”. Wydłużenie okresu w polu Archiwizuj dane starsze niż tyle dni nie daje dodatkowych korzyści, a może spowolnić obliczenia w magazynie. Nie rekomendujemy zmiany domyślnej wartości 90.

Podsumowanie

Dobrze dobrane ustawienia magazynu sprawiają, że GoStock odzwierciedla Twoje procesy, a nie odwrotnie. Zacznij od trybu działania i zarządzania stanami, bo to one najmocniej wpływają na codzienną pracę. Pozostałe opcje dopasuj, gdy poznasz potrzeby swojego zespołu.

Potrzebujesz pomocy? Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT.

Artykuły powiązane
Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?