Z tego artykułu dowiesz się, jak tworzyć i zarządzać dokumentami wydania zewnętrznego (WZ) w GoStock. Znajdziesz tu instrukcje dotyczące dodawania nowych zamówień, kopiowania oraz edycji dokumentów WZ. Dowiesz się również, jak eksportować dokumenty zamówień do plików PDF, aby ułatwić archiwizację i kontrolę stanów magazynowych.
Czym są Zamówienia WZ?
Zamówienia to proces wydawania towarów lub materiałów z magazynu na zewnątrz, zazwyczaj dla kontrahentów lub klientów. W GoStock zamówienia są rejestrowane za pomocą dokumentów typu WZ (wydanie zewnętrzne), które potwierdzają fizyczne przekazanie towarów odbiorcy.
Wszystkie zamówienia i rachunki utworzone w GoPOS są automatycznie rejestrowane na liście zamówień w GoStock. Dzięki temu każda sprzedaż jest odzwierciedlona w stanach magazynowych, co pozwala na pełną kontrolę zapasów i aktualizację danych w czasie rzeczywistym.
Więcej na temat połączenia sprzedaży z GoStock przeczytasz w artykule: Instalacja kanału sprzedaży
Dokument Zamówienia, czyli dokument WZ, to magazynowy dokument potwierdzający wydanie towaru z magazynu do odbiorcy zewnętrznego. Jest stosowany jako dowód wydania, zwłaszcza gdy nie można od razu wystawić faktury. Dokument ten pełni funkcję tymczasowego potwierdzenia wydania i często stanowi podstawę do późniejszego wystawienia faktury dla kontrahenta
Dodawanie nowego dokumentu Zamówienia WZ
Aby dodać nowy dokument Zamówienia, wykonaj poniższe kroki:
Przejdź do sekcji Dokumenty >Zamówienia.
Kliknij +Dodaj.
Wypełnij informacje dotyczące nowego dokumentu zamówienia.Numer zewnętrzny: Wprowadź numer.
Data wystawienia: Wprowadź datę wystawienia dokumentu zewnętrznego.
Magazyn: Z rozwijanej listy wybierz magazyn, z którego będą wydane towary (jeśli posiadasz kilka magazynów). Domyślnie ustawiony jest magazyn główny.
Aby dowiedzieć się, jak dodać nowy magazyn, przejdź do artykułu: Jak włączyć wiele magazynów w GoStock?Kontakt: Z rozwijanej listy wybierz kontrahenta lub kliknij przycisk UTWÓRZ, aby dodać nowy kontakt.
Więcej o dodawaniu dostawców znajdziesz w artykule: Dodawanie i zarządzanie kontaktami.Komentarz: Opcjonalnie dodaj komentarz do dokumentu, który będzie widoczny w przeglądzie.
PozycjeProdukty: Z rozwijanej listy wybierz wydawane produkty. Uzupełnij zawartość, ilość, podatek i cenę. Całkowitą zawartość i całościową cenę za zakup system wygeneruje automatycznie.
Jeśli posiadasz skonfigurowany skaner oraz wprowadzone kody kreskowe produktów, kliknij w przycisk Włącz skaner!Kwota netto/brutto: Wybierz, czy dokument ma być uzupełniony w kwocie netto czy brutto (domyślnie wszystkie ceny są w kwocie netto).
Zapisz dokument: Kliknij przycisk ZAPISZ, jako Wersja robocza – na tym etapie możesz kontynuować edycję, a stan magazynowy pozostanie bez zmian.
Aby zatwierdzić dokument, kliknij Zatwierdź – dokument uzyska status Wysłany, co oznacza przyjęcie zamówienia wydania towaru z wpływem na stany magazynowe.
Zmiana statusu dokumentu na Wysłany bezpośrednio wpływa na stany magazynowe – zatwierdź odbiór dopiero po faktycznym wydaniu towaru.
Lista dokumentów Zamówienia WZ
W zakładce lista znajduje się lista wszystkich dokumentów Zamówienia WZ, którą możesz filtrować. Możliwość dostosowania kolumn wyświetlanych na liście ułatwia szybki dostęp do kluczowych informacji.
Kopiowanie dokumentu Zamówienia WZ
Kopiowanie dokumentu zamówienia pozwala szybko utworzyć nowy dokument na podstawie istniejącego. Dzięki temu unikniesz konieczności ręcznego wprowadzania tych samych pozycji.
Aby skopiować dokument zamówienia:
Przejdź do sekcji Dokumenty > Zamówienia.
Z listy dokumentów wybierz dokument, który chcesz skopiować, i kliknij w numer, aby otworzyć szczegóły.
Na podglądzie dokumentu kliknij Więcej (w prawym górnym rogu), a następnie wybierz opcję Kopiuj.
W oknie dialogowym Wybierz wartości, które chcesz skopiować przesuwając przełączniki, aby zaznaczyć dane, które mają zostać skopiowane do nowego dokumentu. Nowy dokument zostanie utworzony z wybranymi szczegółami.
Potwierdź wybór, klikając Wybierz.
Uzupełnij brakujące dane w nowym dokumencie, takie jak numer i pozycje.
Zapisz dokument: kliknij przycisk ZAPISZ, jako Wersja robocza – na tym etapie możesz kontynuować edycję, a stan magazynowy pozostanie bez zmian.
Aby zatwierdzić dokument, kliknij Zatwierdź – dokument uzyska status Wysłany, co oznacza przyjęcie zamówienia wydania towaru z wpływem na stany magazynowe.
Edycja dokumentu zamówienia WZ
Edycja dokumentu wydania zewnętrznego (WZ) pozwala na wprowadzenie poprawek w trakcie wprowadzania dokumentu, np. w przypadku błędnych danych, zmiany ilości lub ceny, a także dodania pominiętych pozycji.
Aby edytować istniejący dokument zakupu:
Przejdź do sekcji Dokumenty > Zamówienia.
Z listy dokumentów kliknij w nazwę dokumentu, który chcesz edytować.
Kliknij Edytuj (znajdziesz tę opcję w prawym górnym rogu).
Wprowadź potrzebne zmiany. Aby przyspieszyć edycję, możesz skorzystać z funkcji Więcej nad listą produktów i wybrać:
Usuń pozycje z pustą lub zerową ilością,
Usuń duplikaty,
Sortuj po nazwie,
Uzupełnij ostatnią ceną zakupu lub ceną referencyjną,
Pokaż odchylenie od ceny referencyjnej.
Zapisz dokument: kliknij przycisk ZAPISZ, jako Wersja robocza – na tym etapie możesz kontynuować edycję, a stan magazynowy pozostanie bez zmian.
Aby zatwierdzić dokument, kliknij Zatwierdź – dokument uzyska status Wysłany, co oznacza przyjęcie zamówienia wydania towaru z wpływem na stany magazynowe.
Opcję edycji zatwierdzonego dokumentu WZ - nie zaleca się jej używania do dokumentów wprowadzonych w odległym terminie.
GoStock umożliwia także wystawienie faktury sprzedaży na podstawie zamówienia WZ. Szczegółowe kroki znajdziesz w artykule: Jak wystawić fakturę do zamówienia WZ?
Generowanie pliku PDF z Zamówieniami WZ
W GoStock dostępna jest opcja generowania zestawienia PDF zawierającego wszystkie dokumenty Zamówienia wydania zewnętrznego towaru (WZ) dla łatwego przeglądu i archiwizacji.
Aby wygenerować plik PDF ze wszystkimi zakupami PZ:
Przejdź do sekcji Dokumenty > Zamówienia.
Wybierz Eksportuj i z rozwijanej listy wybierz: Eksportuj PDF
System utworzy plik PDF z listą dokumentów zgodną z wybranym filtrem.
👉Potrzebujesz pomocy?
Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT dostępny w aplikacji.