Z tego artykułu dowiesz się, jak rejestrować przyjęcia zewnętrzne w GoStock za pomocą dokumentów PZ, aby skutecznie zarządzać zapasami i kontrolować dostawy do magazynu.
Czym są Zakupy PZ?
Zakupy to przyjęcie towarów lub materiałów do magazynu od zewnętrznych dostawców, hurtowni lub sklepów. W GoStock rejestrowane są one za pomocą dokumentów przyjęcia zewnętrznego (PZ).
Dokument PZ sporządzany jest na podstawie otrzymanej faktury zakupu, dokumentu WZ od dostawcy lub wcześniejszego zamówienia zakupu. Dokument zawiera szczegóły dotyczące zakupionych surowców i umożliwia bieżące monitorowanie stanów magazynowych.
Dodanie Zakupu to zwiększenie stanu magazynowego produktu.
Dodawanie nowego dokumentu zakupu PZ
Nowy dokument zakupu PZ możesz dodać do GoStock, wybierając jedną z poniższych metod:
Dodawanie ręczne – umożliwia wprowadzanie ręczne dokumentu.
Wprowadzenie dokumentu zakupu z pliku XML – szybka metoda wprowadzania dokumentu idealna przy większej ilości danych (produktów), które można zaimportować.
Dodawanie ręczne dokumentu Zakupu PZ
Aby dodać nowy dokument zakupu, wykonaj poniższe kroki:
Przejdź do sekcji Dokumenty >Zakupy (przychody).
Kliknij +Dodaj.
Wypełnij informacje dotyczące nowego dokumentu zakupu.Numer zewnętrzny: wprowadź numer z dokumentu zewnętrznego, np. numer faktury, nr WZ.
Data wystawienia: wprowadź datę wystawienia dokumentu zewnętrznego.
Magazyn: z rozwijanej listy wybierz magazyn, do którego trafią zakupione produkty (jeśli posiadasz kilka magazynów). Domyślnie ustawiony jest magazyn główny.
Aby dowiedzieć się, jak dodać nowy magazyn, przejdź do artykułu: Jak włączyć wiele magazynów?Kontakt: z listy wybierz dostawcę lub kliknij przycisk UTWÓRZ, aby dodać nowy kontakt dostawcy.
Więcej o dodawaniu dostawców znajdziesz w artykule: Dodawanie i zarządzanie kontaktami
Waluta: wybierz walutę, w której dokonano zakupu.
Komentarz: opcjonalnie dodaj komentarz do faktury, który będzie widoczny w przeglądzie zakupów.
Pozycje
Produkty: Z rozwijanej listy wybierz zakupione produkty. Uzupełnij zawartość, ilość, podatek i cenę. Całkowitą zawartość i całościową cenę za zakup system wygeneruje automatycznie.
Jeśli posiadasz skonfigurowany skaner oraz wprowadzone kody kreskowe produktów kliknij w przycisk Włącz skaner!
Kwota netto/brutto: wybierz, czy dokument ma być uzupełniony w kwocie netto czy brutto (domyślnie wszystkie ceny są w kwocie netto).
Zapisz dokument: kliknij przycisk ZAPISZ, aby zapisać dokument bez zatwierdzenia. Dokument uzyska status Wersja robocza, co umożliwia późniejsze edytowanie dokumentu bez wpływu na stany magazynowe.
Zatwierdzenie dokumentu: aby zatwierdzić dokument, na podglądzie dokumentu kliknij Zatwierdź – dokument uzyska status Otwarty, co oznacza, że zamówienie jest przyjęte, ale nie wpływa jeszcze na stany magazynowe.
Jeśli dokument jest gotowy do finalizacji, kliknij Odbierz – dokument uzyska status Odebrany, co potwierdza fizyczny odbiór towaru i aktualizuje stany magazynowe.
Statusu dokumentu na Odebrany bezpośrednio wpływa na stany magazynowe – zatwierdź odbiór dopiero po faktycznym przyjęciu towaru.
Wprowadzenie dokumentu zakupu PZ z pliku XML
Szczegółowe instrukcje wprowadzenia zakupu z pliku znajdziesz w artykule: Wprowadzenie zakupu z pliku.
Kopiowanie dokumentu Zakupu PZ
Kopiowanie dokumentu zakupu pozwala szybko utworzyć nowy dokument na podstawie istniejącego. Dzięki temu unikniesz konieczności ręcznego wprowadzania tych samych pozycji.
Aby skopiować dokument zakupu:
Przejdź do sekcji Dokumenty > Zakupy (Przychody).
Z listy dokumentów wybierz dokument, który chcesz skopiować, i kliknij w numer, aby otworzyć szczegóły.
Na podglądzie dokumentu kliknij Więcej (w prawym górnym rogu), a następnie wybierz opcję Kopiuj.
W oknie dialogowym Wybierz wartości, które chcesz skopiować przesuwając przełączniki, aby zaznaczyć dane, które mają zostać skopiowane do nowego dokumentu. Nowy dokument zostanie utworzony z wybranymi szczegółami.
Potwierdź wybór, klikając Wybierz.
Uzupełnij brakujące dane w nowym dokumencie, takie jak numer zewnętrzny i pozycje.
Po zakończeniu kliknij Zapisz, aby zapisać dokument jako Wersja robocza – na tym etapie możesz kontynuować edycję, a stan magazynowy pozostanie bez zmian.
Aby zatwierdzić dokument, kliknij Zatwierdź – dokument uzyska status Otwarty, co oznacza przyjęcie zamówienia bez wpływu na stany magazynowe.
Jeśli dokument jest gotowy do finalizacji, kliknij Odbierz – dokument uzyska status Odebrany, co potwierdza odbiór towaru i aktualizuje stany magazynowe.
Edycja dokumentu Zakupu PZ
Edycja dokumentu zakupu pozwala na wprowadzenie poprawek w trakcie wprowadzania dokumentu, np. w przypadku błędnych danych, zmiany ilości lub ceny, a także dodania pominiętych pozycji.
Jeśli potrzeba zmiany wynika z konieczności dokonania korekty, należy utworzyć osobny dokument korekty, zamiast edytować oryginalny dokument.
Szczegółowe instrukcje dotyczące tworzenia dokumentów korekt znajdziesz w artykule: Korekta do dokumentów Zakupów PZ.
Aby edytować istniejący dokument zakupu:
Przejdź do sekcji Dokumenty > Zakupy (Przychody).
Z listy dokumentów kliknij nazwę dokumentu, który chcesz edytować.
Aby uzyskać możliwość edycji, najpierw anuluj odbiór dokumentu. Na podglądzie dokumentu wybierz Anuluj odbiór i potwierdź operację.
Kliknij Edytuj (znajdziesz tę opcję w prawym górnym rogu).
Wprowadź potrzebne zmiany. Aby przyspieszyć edycję, możesz skorzystać z funkcji Więcej nad listą produktów i wybrać:
Usuń pozycje z pustą lub zerową ilością,
Usuń duplikaty,
Sortuj po nazwie,
Uzupełnij ostatnią ceną zakupu lub ceną referencyjną,
Pokaż odchylenie od ceny referencyjnej.
Po zakończeniu edycji kliknij Zapisz, aby zapisać dokument jako Wersja robocza – na tym etapie możesz kontynuować edycję, a stan magazynowy pozostanie bez zmian.
Aby zatwierdzić dokument, kliknij Zatwierdź – dokument uzyska status Otwarty, co oznacza przyjęcie zakupu bez wpływu na stany magazynowe.
Jeśli dokument jest gotowy do finalizacji, kliknij Odbierz – dokument uzyska status Odebrany, co potwierdza odbiór towaru i aktualizuje stany magazynowe.
Zmiana statusu dokumentu na Odebrany bezpośrednio wpływa na stany magazynowe – zatwierdź odbiór dopiero po faktycznym przyjęciu towaru.
Opcja edycji zatwierdzonego dokumentu. Nie zaleca się jednak używania jej do dokumentów wprowadzonych w odległym terminie.
Lista dokumentów Zakupów PZ
W zakładce lista znajduje się lista wszystkich dokumentów zakupów, którą możesz filtrować. Możliwość dostosowania kolumn wyświetlanych na liście ułatwia szybki dostęp do kluczowych informacji.
Usuwanie zatwierdzonych dokumentów PZ
GoStock umożliwia usunięcie zatwierdzonych dokumentów zakupowych (przychodów).
Nie zaleca się usuwania starszych dokumentów, ponieważ może to wpłynąć na poprawne funkcjonowanie magazynu i dane historyczne. Jeśli konieczne jest usunięcie dokumentu, usuń tylko te, które zostały wprowadzone ostatnio.
Aby usunąć zatwierdzony dokument:
Przejdź do sekcji Dokumenty > Zakupy (Przychody).
W wierszu z nazwą wybranego dokumentu, kliknij w trzy kropki i z rozwijanej listy wybierz Usuń i potwierdź.
Usuwanie dokumentów to operacja ostateczna. W miarę możliwości korzystaj z opcji korekty lub edycji, aby uniknąć nieprawidłowości w stanach magazynowych.
Generowanie pliku CSV i PDF ze wszystkimi zakupami PZ
W GoStock dostępna jest opcja generowania raportu PDF zawierającego wszystkie dokumenty przyjęcia zewnętrznego (PZ) dla łatwego przeglądu i archiwizacji.
Aby wygenerować plik PDF ze wszystkimi zakupami PZ:
Przejdź do sekcji Dokumenty > Zakupy (Przychody).
Wybierz Eksportuj i z rozwijanej listy wybierz: Eksportuj CSV lub Eksportuj PDF
System utworzy plik z listą dokumentów zgodną z wybranym filtrem.
👉Potrzebujesz pomocy?
Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT dostępny w aplikacji.