Wystawianie i zarządzanie fakturami w aplikacji webowej z integracją KSeF

W aplikacji webowej GoPOS możesz wygodnie wystawiać faktury, zarządzać dokumentacją sprzedażową oraz wysyłać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. Panel webowy daje Ci pełną kontrolę nad fakturami – od wystawienia, przez edycję, aż po eksport i wysyłkę do klienta.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie i przechowywanie faktur elektronicznych. GoPOS pozwala połączyć się z systemem KSeF i automatycznie lub ręcznie wysyłać tam wszystkie wystawione faktury.

Aby korzystać z integracji KSeF, musisz najpierw skonfigurować połączenie w panelu administracyjnym GoPOS. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

Szczegółowy przewodnik po konfiguracji KSeF znajdziesz w artykule: Konfiguracja faktur i integracja z KSeF.

Przed wystawieniem pierwszej faktury upewnij się, że:

W aplikacji webowej możesz wystawić fakturę na dwa sposoby: bezpośrednio do zamkniętego rachunku lub tworząc fakturę ręcznie z zakładki Faktury.

Jeśli klient poprosił o fakturę do rachunku, który został już zamknięty w aplikacji sprzedażowej, wystawiasz ją w następujący sposób:

Możesz również utworzyć fakturę „z ręki", bez powiązania z rachunkiem. To przydatne, gdy chcesz wystawić fakturę za usługę lub sprzedaż, która nie była rejestrowana na rachunku w systemie.

Po zapisaniu faktury jest ona w statusie Nowa. Wysyłka do systemu KSeF następuje dopiero po zatwierdzeniu faktury. Sposób wysyłki zależy od tego, czy masz włączoną opcję Wysyłaj faktury do KSeF automatycznie w ustawieniach.

Automatyczna wysyłka włączona:

Faktura jest automatycznie wysyłana do KSeF w momencie, gdy na fakturze klikniesz Zatwierdź lub Eksportuj do PDF. Nie musisz podejmować żadnych dodatkowych działań – system sam zajmie się wysłaniem dokumentu.

Automatyczna wysyłka wyłączona:

Po zatwierdzeniu faktury zobaczysz przycisk Wyślij do KSeF pod przyciskiem Więcej w podglądzie faktury. Kliknij go, aby ręcznie wysłać fakturę do systemu w dogodnym dla Ciebie momencie.

Po wystawieniu faktury możesz wybrać, jak chcesz dostarczyć dokument klientowi:

Te opcje znajdziesz w podglądzie faktury, pod przyciskiem Więcej.

Podczas eksportowania faktury do PDF możesz wygenerować duplikat faktury.

Każda faktura wysłana do KSeF może mieć jeden z trzech statusów. Sprawdzasz je w podglądzie faktury w sekcji Dane KSeF.

Faktura została wysłana do systemu KSeF i oczekuje na odpowiedź. Proces ten zazwyczaj trwa od kilku do 60 sekund. Jeśli w tym czasie system nie otrzyma odpowiedzi, faktura może otrzymać status Błąd.

W tym czasie nie podejmujesz żadnych działań – po prostu zaczekaj na potwierdzenie z systemu.
​

Faktura została pomyślnie zarejestrowana w systemie KSeF i otrzymała unikalny numer KSeF. Numer ten jest widoczny zarówno w podglądzie faktury, jak i na liście faktur w kolumnie Dane KSeF.

Od tego momentu faktura jest oficjalnie zarejestrowana w systemie Ministerstwa Finansów i zarówno Ty, jak i Twój klient macie do niej dostęp.

Podczas wysyłki faktury wystąpił problem – serwery KSeF nie odpowiedziały lub zwróciły komunikat o błędzie. W sekcji Dane KSeF zobaczysz szczegółowy komunikat błędu zwrócony przez system KSeF, który pomoże Ci zidentyfikować przyczynę.

Jeśli faktura ma status Błąd, możesz ponowić wysyłkę. W podglądzie faktury kliknij przycisk Wyślij do KSeF pod przyciskiem Więcej – znajdziesz go w tym samym miejscu, gdzie pierwotnie wysyłałeś dokument.

GoPOS ułatwia śledzenie faktur, które jeszcze nie zostały wysłane do systemu KSeF. Na głównym ekranie dashboardu zobaczysz alert:

Liczba zatwierdzonych faktur niewysłanych do KSeF

Kliknij w ten komunikat, aby przejść bezpośrednio do listy faktur oczekujących na wysyłkę. Stamtąd możesz pojedynczo wysłać dokumenty do systemu.

To szczególnie przydatne, gdy:

Faktura, która została pomyślnie wysłana do systemu KSeF (status Zakończony), jest ograniczona pod kątem możliwości edycji. System automatycznie blokuje większość pól, aby zachować integralność danych w systemie KSeF.

Nawet po wysłaniu faktury do KSeF możesz zmieniać:

Wszystkie pozostałe informacje na fakturze są nieedytowalne:

Jeśli popełniłeś błąd w danych faktury wysłanej do KSeF, nie możesz edytować oryginalnego dokumentu. W takiej sytuacji musisz wystawić fakturę korygującą, która skoryguje błędne informacje.

Więcej o korektach przeczytasz w artykule: Faktura korygująca.

Możesz grupować produkty na fakturze, aby uprościć dokument i połączyć wiele pozycji w jedną linię. To przydatne szczególnie w gastronomii, gdzie chcesz zgrupować wszystkie dania pod jedną nazwą „Usługa gastronomiczna".

Możesz również rozgrupować pozycje w analogiczny sposób, klikając Rozgrupuj.

W aplikacji webowej przejdź do zakładki Faktury, aby przeglądać i zarządzać wystawionymi dokumentami.

Możesz filtrować faktury według daty, kwoty, nabywcy lub statusu KSeF, klikając Dodaj filtr. To ułatwia wyszukiwanie konkretnych dokumentów w dużej bazie faktur.

Przykładowe filtry:

Kliknij Kolumny, aby wybrać, które dane mają być wyświetlane na liście. Możesz dodać kolumnę Dane KSeF, która pokaże status faktury i numer KSeF (jeśli został nadany).

Dzięki temu od razu widzisz, które faktury zostały pomyślnie wysłane do systemu, które są w trakcie wysyłki, a które wymagają ponownej próby.

Możesz wyeksportować pojedynczą fakturę do PDF lub pobrać wiele faktur jako skompresowany folder ZIP.

Eksport wielu faktur:

Eksport wielu faktur powoduje pobranie ich w formie folderu ZIP, gdzie każda faktura jest zapisana jako osobny plik PDF.

Możesz dostosować szablon wiadomości e-mail, która jest wysyłana do klienta razem z fakturą. Dzięki temu Twoja komunikacja będzie spersonalizowana i profesjonalna.

Więcej przeczytasz o tym tutaj: Szablony powiadomień e-mail.

Aplikacja webowa GoPOS daje Ci pełną kontrolę nad dokumentacją sprzedażową. Możesz wygodnie wystawiać faktury do rachunków lub tworzyć je ręcznie, automatycznie wysyłać je do systemu KSeF i zarządzać całą dokumentacją z jednego miejsca. Dzięki integracji z GUS, systemem KSeF oraz elastycznym opcjom filtrowania i eksportu, zarządzanie fakturami jest szybkie i intuicyjne.

Szukasz instrukcji dla aplikacji sprzedażowej?

Przeczytaj: Wystawianie faktury w aplikacji POS

Masz pytania dotyczące KSeF?

Sprawdź nasz dedykowany artykuł: FAQ KSeF

Potrzebujesz pomocy?

Skontaktuj się z naszym wsparciem technicznym przez czat na stronie help.gopos.pl lub napisz na help@gopos.pl.