Konfiguracja faktur i integracja z KSeF

Przed wystawieniem pierwszej faktury w GoPOS warto poświęcić chwilę na poprawne ustawienie numeracji i oznaczeń. Dobrze skonfigurowane faktury to porządek w dokumentacji, łatwiejsze rozliczenia i profesjonalny wizerunek Twojej firmy. Jeśli dopiero zaczynasz pracę z systemem lub przeniosłeś się z innego programu, odpowiednie ustawienia pomogą zachować ciągłość numeracji i dostosować faktury do Twoich potrzeb.

Zanim zaczniesz: Upewnij się, że uzupełniłeś podstawowe dane swojej firmy i dodałeś konto bankowe. Bez tych informacji faktury nie będą kompletne. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zajrzyj do artykułu Podstawowa konfiguracja konta i systemu GoPOS.

Zaloguj się do panelu webowego GoPOS i przejdź do:

app.gopos.io > Ustawienia > Informacje > zakładka Ustawienia faktur

Znajdziesz tutaj wszystkie opcje związane z konfiguracją numeracji, oznaczeń i integracji z systemem KSeF.

Na samej górze ustawień znajdziesz pole Typ numeracji. To tutaj określasz, jak będą numerowane Twoje faktury.

Dostępne są dwie opcje:

Numer/Rok – przykład: 23/2021, 142/2023
Numeracja biegnie przez cały rok. Pierwsza faktura w roku to 1/2025, setna to 100/2025.

Numer/Miesiąc/Rok – przykład: 45/12/2021, 8/03/2023
Numeracja resetuje się co miesiąc. Pierwsza faktura w marcu to 1/03/2025, pierwsza w kwietniu znów 1/04/2025.

Którą wybrać? Jeśli wystawiasz niewielką liczbę faktur w ciągu roku, numeracja roczna może być wygodniejsza i przejrzystsza. Przy dużej liczbie faktur numeracja miesięczna ułatwia przeglądanie dokumentów z konkretnego okresu. To jednak tylko sugestia – wybierz format, który lepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Prefiksy i sufiksy to dodatkowe oznaczenia, które możesz dołączyć do numerów swoich faktur. Dzięki nim łatwiej rozróżnisz dokumenty z różnych lokalizacji, typów sprzedaży czy miesięcy.

Prefiks to tekst przed numerem faktury. Na przykład, jeśli ustawisz prefiks FV, faktura otrzyma numer FV/23/2021.

Sufiks to tekst po numerze faktury. Jeśli ustawisz sufiks /KRK, faktura będzie miała numer 23/2021/KRK.

Możesz używać prefiksów i sufiksów jednocześnie lub tylko jednego z nich. Najczęściej wykorzystuje się je do oznaczania lokalizacji (np. /WAW, /GDA), rodzaju sprzedaży (np. FS dla faktur sprzedaży, FD dla faktur detalicznych) lub do rozróżniania faktur wystawianych w różnych systemach – np. w GoPOS i osobno w systemie księgowym.

GoPOS pozwala ustawić osobne prefiksy i sufiksy dla każdego typu dokumentu:

Jeśli prowadzisz sprzedaż w kilku miejscach lub chcesz wyraźnie oddzielić różne typy dokumentów, warto skorzystać z tej opcji.

Domyślnie GoPOS rozpoczyna numerację faktur od 1. Możesz jednak ustawić inny numer początkowy w polu Numer pierwszej faktury. To szczególnie przydatne, jeśli przeniosłeś się do GoPOS z innego systemu i chcesz zachować ciągłość numeracji.

Załóżmy, że w poprzednim programie wystawiłeś 150 faktur w 2025 roku. W GoPOS możesz ustawić numer startowy na 151, dzięki czemu Twoja pierwsza faktura w nowym systemie będzie miała numer 151/2025. To zapewnia płynność w dokumentacji i unika pomyłek podczas kontroli skarbowych.

Osobne numery startowe możesz ustawić dla:

Jeśli dopiero zakładasz działalność lub zaczynasz wystawiać faktury od początku, po prostu zostaw domyślną wartość 1.

W tej sekcji znajdziesz kilka rzadziej używanych opcji, które mogą być przydatne w specyficznych sytuacjach:

Zdjęcie - możesz wskazać zdjęcie z pliku. Zdjęcie będzie widoczne w formie loga na fakturze eksportowanej do PDF.

Wystawiający fakturę – to pole pozwala wpisać imię i nazwisko osoby, która domyślnie będzie widniała jako wystawiająca fakturę. Jeśli prowadzisz biznes samodzielnie lub nie potrzebujesz tego oznaczenia, możesz zostawić pole puste.
​
​Uzupełniaj pole Wystawca na podstawie użytkownika – po włączeniu tej opcji, na fakturze automatycznie pojawi się nazwa użytkownika, który wystawił ją z poziomu aplikacji webowej.

Domyślne uwagi – tutaj możesz dodać standardową notatkę, która automatycznie pojawi się na każdej wystawionej fakturze. Przydatne, jeśli chcesz zawsze umieszczać te same informacje, np. przypomnienie o terminie płatności czy podziękowanie za zakup.

Pomijaj grupowanie Serwisu/Napiwków – w GoPOS możesz grupować pozycje na fakturze według podanej nazwy grupowania (np. wszystkie dania w jednej linii "Usługi gastronomiczne"). Włączenie tej opcji sprawi, że serwis kelnerski pozostanie osobną pozycją na fakturze, nawet jeśli inne pozycje zostaną zgrupowane.

Osobna numeracja korekt zaliczek – jeśli korzystasz z zaliczek i wystawiasz do nich korekty, możesz włączyć osobną sekwencję numerów dla tych dokumentów. Po zaznaczeniu tej opcji pojawią się dodatkowe pola, gdzie ustawisz prefiksy, sufiksy i numer startowy dla korekt zaliczek.

Pokazuj termin płatności w pliku PDF – włącz tę opcję, jeśli chcesz, aby termin płatności był widoczny na wydruku faktury (tuż obok daty sprzedaży).

Większość użytkowników zostawia te ustawienia domyślne. Wróć do nich, jeśli w przyszłości pojawi się potrzeba dodatkowych oznaczeń czy modyfikacji.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie i przechowywanie faktur elektronicznych w ustrukturyzowanej formie. Faktury wysłane do KSeF są automatycznie rejestrowane i dostępne zarówno dla Ciebie, jak i Twoich kontrahentów.

GoPOS pozwala połączyć się z systemem KSeF i automatycznie wysyłać tam wszystkie wystawione faktury. Dzięki temu oszczędzasz czas i masz pewność, że Twoje dokumenty są zgodne z wymaganiami urzędu.

Aby zintegrować GoPOS z systemem KSeF, potrzebujesz Tokenu KSeF. Token to unikalny klucz dostępu, który uzyskasz w swoim panelu KSeF (dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów).

Po wygenerowaniu tokena:

Od tego momentu GoPOS będzie mógł komunikować się z systemem KSeF i wysyłać tam faktury, uwierzytelniając je na podstawie zarejestrowanego tokenu.

Po podłączeniu Tokenu KSeF zobaczysz opcję Wysyłaj faktury do KSeF automatycznie. To przełącznik, który decyduje o tym, jak będą trafiać faktury do systemu:

Opcja włączona – każda faktura wystawiona na terminalu POS lub zatwierdzona w aplikacji webowej zostanie automatycznie wysłana do KSeF. Nie musisz nic robić ręcznie. To najwygodniejsze rozwiązanie, jeśli chcesz, aby wszystkie faktury trafiały do systemu od razu.

Opcja wyłączona – faktury nie są wysyłane automatycznie. Możesz je wysłać ręcznie w dowolnym momencie. To dobra opcja, jeśli testujesz działanie integracji lub dopiero zaczynasz pracę z KSeF.

Po skonfigurowaniu wszystkich opcji kliknij Zapisz u dołu strony.

❌ Nie zmieniaj typu numeracji po wystawieniu pierwszych faktur – system nie pozwoli Ci tego zrobić, aby zachować spójność dokumentacji. Wybierz format numeracji uważnie na początku.

❌ Nie zostawiaj pustych prefiksów i sufiksów, jeśli masz wiele lokalizacji – bez oznaczeń trudno będzie rozróżnić, skąd pochodzi dana faktura. Dodaj prefiksy lub sufiksy, które jasno identyfikują każdą lokalizację.

❌ Nie włączaj automatycznej wysyłki do KSeF od razu – jeśli dopiero konfigurujesz integrację, najpierw przetestuj wysyłkę ręczną. Upewnij się, że wszystko działa poprawnie, a dopiero potem włącz automatyzację.

Poprawnie skonfigurowane faktury to podstawa sprawnej księgowości i profesjonalnego wizerunku Twojej firmy. Numeracja, prefiksy, sufiksy i integracja z KSeF mogą wydawać się skomplikowane, ale gdy raz ustawisz te opcje, system zadba o resztę. Zadbaj o to, aby Twoje dane firmowe były kompletne, przemyśl wybór typu numeracji i zdecyduj, czy chcesz korzystać z automatycznej wysyłki do KSeF.

Dzięki integracji z Krajowym Systemem e-Faktur zyskujesz nowoczesne narzędzie do zarządzania dokumentacją, zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów. To oszczędność czasu i pewność, że Twoje faktury są zawsze pod kontrolą.

Masz pytania? Potrzebujesz pomocy?
Skontaktuj się z nami przez czat na stronie help.gopos.pl lub napisz na help@gopos.pl. Nasz zespół jest do Twojej dyspozycji!