Faktury zaliczkowe są często wykorzystywane w gastronomii do dokumentowania wpłaconych zaliczek na zamówienia, np. na rezerwacje stolików, catering czy imprezy okolicznościowe. Dzięki nim można precyzyjnie rozliczać wpłacone środki i wystawiać faktury końcowe po zrealizowaniu usługi. W tym artykule dowiesz się, jak krok po kroku wystawić fakturę zaliczkową w systemie GoPOS oraz jak wysłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Wystawianie faktury zaliczkowej
Aby wystawić fakturę zaliczkową w aplikacji webowej GoPOS, wykonaj poniższe kroki:
Przejdź do zakładki Faktury.
Kliknij przycisk Faktura zaliczkowa.
Otworzy się okno wystawiania faktury. Uzupełnij wymagane pola:
Informacje ogólne – np. numer faktury, data wystawienia.
Nabywca/Odbiorca – dane klienta.
Pozycje – przyjęte zaliczki lub produkty.
Zamówienia – docelowa pozycja na fakturze, np. usługa cateringowa.
Płatności – kwota wpłaconej zaliczki.
Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij Zapisz – dokument zostanie utworzony.
Wysyłka faktury zaliczkowej do KSeF
Po zapisaniu faktury zaliczkowej możesz wysłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur. Proces wysyłki wygląda identycznie jak w przypadku standardowych faktur i zależy od tego, czy masz włączoną opcję automatycznej wysyłki do KSeF.
Automatyczna wysyłka włączona:
Faktura zaliczkowa zostanie automatycznie wysłana do KSeF w momencie, gdy klikniesz Zatwierdź lub Eksportuj do PDF. System sam zajmie się wysłaniem dokumentu.
Automatyczna wysyłka wyłączona:
Po zatwierdzeniu faktury zobaczysz przycisk Wyślij do KSeF pod przyciskiem Więcej w podglądzie faktury. Kliknij go, aby ręcznie wysłać fakturę do systemu w dogodnym dla Ciebie momencie.
Statusy wysyłki
Po wysłaniu faktury zaliczkowej do KSeF możesz monitorować jej status:
W trakcie – faktura oczekuje na potwierdzenie z systemu KSeF
Zakończony – faktura została pomyślnie zarejestrowana i otrzymała numer KSeF
Błąd – podczas wysyłki wystąpił problem, możesz ponowić wysyłkę
Edycja faktury wysłanej do KSeF
Po pomyślnym wysłaniu faktury zaliczkowej do KSeF (status Zakończony) większość danych zostaje zablokowana. Możesz edytować jedynie metodę płatności oraz pola zdefiniowane. Jeśli potrzebujesz zmienić inne dane (np. pozycje, kwoty, dane nabywcy), musisz wystawić fakturę korygującą.
Szczegółowe informacje o procesie wysyłki do KSeF, statusach i rozwiązywaniu problemów znajdziesz w artykule: Wystawianie i zarządzanie fakturami w aplikacji webowej z integracją KSeF.
Eksport i wysyłka faktury zaliczkowej
Fakturę zaliczkową, podobnie jak standardową fakturę, możesz:
Wyeksportować do PDF,
Wysłać e-mailem do klienta,
Wydrukować bezpośrednio z systemu.
Te opcje znajdziesz w podglądzie faktury, pod przyciskiem Więcej.
Tworzenie faktury końcowej
Możesz wystawić fakturę końcową powiązaną z wcześniej wystawioną fakturą zaliczkową.
Przejdź do podglądu wcześniej utworzonej faktury zaliczkowej.
Kliknij przycisk Więcej, a następnie wybierz opcję Utwórz fakturę końcową.
Sprawdź poprawność danych.
Kliknij Zapisz, aby utworzyć dokument.
Faktura końcowa będzie zawierać informacje o wcześniejszych zaliczkach w formie płatności. Pozostaje dodać pozostałe płatności z formą płatności, datą i kwotą.
Wysyłka faktury końcowej do KSeF
Faktura końcowa, podobnie jak faktura zaliczkowa, może zostać wysłana do KSeF – automatycznie lub ręcznie, w zależności od Twoich ustawień. Proces wysyłki jest identyczny jak w przypadku faktury zaliczkowej.
Podsumowanie
Dzięki funkcji faktur zaliczkowych w GoPOS możesz łatwo zarządzać płatnościami przed realizacją zamówienia, wystawiać końcowe rozliczenia i wysyłać dokumenty do systemu KSeF. To wygodne i przejrzyste rozwiązanie, które usprawnia proces finansowy w Twojej restauracji.
Potrzebujesz pomocy?
Sprawdź nasz FAQ lub skontaktuj się z naszym działem wsparcia poprzez CHAT w aplikacji GoPOS.