Zamówienia z dostaw, na wynos czy przez QR kody trafiają do Ciebie jako rachunki zewnętrzne. W tym artykule pokażemy Ci dokładnie, jak je przyjąć, obsłużyć i zamknąć – zarówno przez aplikację sprzedażową (POS), jak i przez narzędzie Live Orders. Dzięki temu będziesz mieć pełną kontrolę nad procesem realizacji zamówień zewnętrznych.

Artykuł bazuje na poniższych instrukcjach:

Zastanawiasz się, gdzie obsługiwać zamówienia zewnętrzne? Masz do wyboru trzy rozwiązania – każde sprawdza się w innym modelu działania:

Obsługa tylko na POS – to rozwiązanie dla małych konceptów skupiających się na szybkiej obsłudze zamówień, np. z wykorzystaniem QR kodów na stolik. Wszystkie zamówienia akceptujesz i zamykasz bezpośrednio w aplikacji sprzedażowej.

Obsługa tylko przez Live Orders – rozwiązanie stworzone dla lokali opierających się na dużej liczbie zamówień w dostawie lub na wynos. Narzędzie Live Orders dostępne jest zarówno w aplikacji sprzedażowej, jak i aplikacji webowej, co daje Ci większą elastyczność w zarządzaniu zamówieniami.

Obsługa mieszana – to rozwiązanie uniwersalne przy wykorzystaniu sklepu GoOrder i integracji GoHUB. Zazwyczaj opiera się na akceptacji zamówień zewnętrznych na POS i ich późniejszym oznaczaniu jako gotowe do odebrania dla kurierów zewnętrznych w Live Orders. Łączysz szybkość akceptacji z kontrolą nad statusami zamówień.

Zamówienie zewnętrzne do zaakceptowania zawsze sygnalizowane jest powiadomieniem dźwiękowym, dzięki czemu nie przegapisz żadnego zamówienia. Powiadomienie wizualne może pojawić się w trzech różnych sytuacjach, w zależności od tego, w którym miejscu aplikacji aktualnie się znajdujesz:

1. W oknie startowym aplikacji sprzedażowej

W lewym, dolnym rogu ekranu pojawia się ikona zamówienia zewnętrznego. Po zalogowaniu się PINem pracownika automatycznie otwiera się widok zamówień zewnętrznych do zaakceptowania – nie musisz niczego szukać.

2. Będąc zalogowanym w widoku otwartych rachunków lub widoku sali stolików

Pojawia się notyfikacja o nowym rachunku zewnętrznym bezpośrednio na ekranie. Kliknięcie w powiadomienie od razu otwiera widok zamówień zewnętrznych do zaakceptowania.

3. W momencie otwartego rachunku

W górnej belce pojawi się informacja o nowym zamówieniu zewnętrznym. Aby do niego przejść, musisz zakończyć edycję obecnego rachunku przez wyjście z niego, zapis zmian lub zamknięcie rachunku. To zabezpieczenie przed przypadkową utratą danych.

Po kliknięciu w widoczne zamówienie zewnętrzne otworzy się okno akceptacji zamówienia. To miejsce, gdzie zobaczysz wszystkie szczegóły zamówienia i podejmiesz decyzję o jego przyjęciu lub odrzuceniu.

W oknie akceptacji znajdziesz:

Aby móc zaakceptować zamówienie, musisz obowiązkowo wskazać datę i czas realizacji zamówienia. Dla zamówień w dostawie dodatkowo musisz wybrać dostawcę. Jeśli z jakiegoś powodu musisz odrzucić zamówienie, system wymaga podania powodu odrzucenia.

Po akceptacji zamówienia:

Zaakceptowany rachunek zewnętrzny pojawia się w widoku otwartych rachunków, razem z innymi aktywnymi zamówieniami. Ważna informacja: rachunki zewnętrzne są w trybie tylko do odczytu. Oznacza to, że nie masz możliwości edycji danych zamówienia, zmiany pozycji produktów ani modyfikacji opłaconej metody płatności. To zabezpieczenie przed przypadkowymi zmianami w zamówieniach, które już zostały opłacone przez klienta.

Aby zamknąć rachunek zewnętrzny, musisz wykonać trzy proste kroki: otwórz rachunek z listy otwartych rachunków, kliknij przycisk Zapłać, a następnie wybierz opcję Zamknij rachunek.

Zanim zaczniesz obsługiwać zamówienia przez Live Orders, musisz wykonać jednorazową konfigurację. Do prawidłowego działania Live Orders w kontekście obsługi i zamykania rachunków zewnętrznych niezbędne jest wskazanie domyślnego terminala do fiskalizacji rachunków. Dzięki temu aplikacja będzie wiedziała, na którym POS ma zamknąć rachunek i wydrukować paragon fiskalny.

Aby to zrobić, przejdź do app.gopos.io > Ustawienia > Informacje > Stanowisko sprzedaży – w sekcji Live Orders znajdziesz opcję Domyślny Terminal do fiskalizacji na Live orders. Wybierz odpowiednie stanowisko sprzedaży.

Zamówienie zewnętrzne do akceptacji pojawi się na liście zamówień w widoku Live Orders. Ważna informacja: w przeciwieństwie do POS, pojawienie się zamówienia w Live Orders nie jest sygnalizowane powiadomieniem dźwiękowym.

Po kliknięciu w widoczne zamówienie zewnętrzne otworzy się okno akceptacji zamówienia, podobne do tego na POS, ale dostosowane do specyfiki Live Orders.

W oknie akceptacji znajdziesz:

Aby móc zaakceptować zamówienie, musisz wskazać datę i czas realizacji zamówienia oraz dostawcę w przypadku zamówień w dostawie. W przypadku odrzucenia zamówienia system wymaga podania powodu odrzucenia – ta informacja może być przydatna dla analizy problemów z realizacją zamówień.

Po zaakceptowaniu zamówienia możesz zarządzać jego statusem, aby informować zespół i klientów o postępie realizacji. W zaakceptowanym zamówieniu widzisz aktualny status zamówienia jako niebieski przycisk. Klikając w ten przycisk, zmieniasz status na następny w kolejności.

Dostępne statusy to: Nowy → W przygotowaniu → Gotowy → Spakowany → Odebrany → Dostarczony

Czy muszę zmieniać statusy zamówienia?

W przypadku zamówień ze sklepu GoOrder czy zamówień w dostawie tworzonych na POS korzystanie ze statusów nie jest obowiązkowe, choć mocno zalecane. Jeśli korzystasz z integracji z portalami niezbędna jest zmiana statusów zamówień. Przykładowo: w przypadku integracji Wolt czy Bolt dopiero ustawienie statusu zamówienia jako Spakowane wysyła informację do kuriera, aby mógł odebrać zamówienie.

Nie używasz wszystkich statusów?

Jeśli część statusów jest dla Ciebie niepotrzebna (np. nie pakujesz zamówień osobno), możesz je wyłączyć w ustawieniach. Przejdź do app.gopos.io > Ustawienia > Informacje > Stanowisko sprzedaży > Statusy przygotowań i wskaż w opcji Wspierane statusy przygotowań tylko te statusy, których rzeczywiście używasz. Dzięki temu upraszczasz proces i nie tracisz czasu na niepotrzebne klikanie.

Zamknięcie rachunku w Live Orders to ostatni krok w procesie realizacji zamówienia zewnętrznego. Gdy zamówienie osiągnie status Odebrany (lub w przypadku wyłączonego statusu Odebrany – ostatni dostępny aktywny status), w oknie zamówienia pojawia się możliwość zamknięcia i fiskalizacji rachunku.

Po kliknięciu przycisku Odbierz (lub Fiskalizuj) wyświetla się okno z opcjami do uzupełnienia:

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij przycisk Odbierz. W tym momencie aplikacja Live Orders wysyła sygnał do POSa wskazanego w konfiguracji, który automatycznie drukuje paragon fiskalny na drukarce fiskalnej, zamyka rachunek w systemie i zmienia status zamówienia na Odebrany. Cały proces fiskalizacji odbywa się zdalnie – nie musisz fizycznie podchodzić do terminala POS.

Obsługa zamówień zewnętrznych w GoPOS to elastyczne narzędzie, które dostosowuje się do Twojego modelu pracy. Niezależnie od tego, czy wolisz szybką akceptację zamówień bezpośrednio na POS, czy pełną kontrolę nad statusami realizacji w Live Orders, system zapewnia Ci przejrzystość procesu i automatyczną fiskalizację. Dzięki jasnym powiadomieniom, intuicyjnemu interfejsowi i możliwości zdalnego zamykania rachunków, obsługa zamówień zewnętrznych staje się prostsza i bardziej efektywna.

Potrzebujesz pomocy?

Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT