Faktury zakupowe to nowe narzędzie w GoStock, które rozdziela dokumentację finansową od magazynowej. Dzięki temu zyskujesz pełną kontrolę nad rozliczeniami – bez względu na to, czy dostawca wysyła fakturę zbiorczą za tydzień, czy pozycje trafiają do różnych magazynów. Jeden dokument finansowy, wiele odbiorów magazynowych – proste i przejrzyste.
Faktury zakupowe są obecnie w fazie BETA. Oznacza to, że funkcjonalność jest w pełni działająca i gotowa do użycia, ale możemy wprowadzać zmiany i ulepszenia na podstawie Twoich opinii. Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy lub masz sugestie – daj nam znać przez chat.
Czym różni się faktura zakupowa od zakupu?
Faktura zakupowa to dokument finansowy odzwierciedlający fakturę od dostawcy – zawiera wszystkie pozycje, ceny i wartości z oryginalnego dokumentu.
Zakup (PZ) to dokument magazynowy potwierdzający fizyczny odbiór konkretnej dostawy w określonym magazynie.
Więcej informacji na temat tworzenia i przyjmowania zakupów znajdziesz w artykule: Dodawanie i przyjęcie zakupu - przyjęcie zewnętrzne (PZ)
Dzięki rozdzieleniu tych funkcji możesz:
Wprowadzić jedną fakturę zbiorczą i uzgodnić do niej kilka dostaw z różnych dni
Obsłużyć faktury z pozycjami trafiającymi do różnych magazynów – każdy zakup trafi do właściwego miejsca
Śledzić, które dostawy zostały już rozliczone, a które czekają na uzgodnienie
Przykład: Dostawca dostarcza świeże produkty w poniedziałek, środę i piątek, a fakturę zbiorczą wysyła w piątek. Tworzysz trzy zakupy (PZ) przy każdym odbiorze towaru, a następnie jedną fakturę zakupową, którą uzgadniasz z tymi trzema dostawami.
Tworzenie faktury zakupowej
Przejdź do: stock.gopos.io > Dokumenty > Faktury zakupowe > Dodaj
Wypełnij podstawowe informacje:
Numer zewnętrzny – numer z faktury od dostawcy (np. FV/2025/11/123)
Data wystawienia – data z faktury
Kontakt – wybierz dostawcę z listy
Pozycje – dodaj produkty z faktury wraz z ilościami i cenami
System automatycznie obliczy wartości netto, VAT i brutto. Możesz także dodać komentarz, tagi lub załączniki (np. skan faktury).
Na tym etapie nie przypisujesz magazynów – faktura zakupowa to dokument finansowy. Magazyny określisz dopiero przy uzgadnianiu zakupów.
Uzgadnianie faktury zakupowej
Po utworzeniu faktury kliknij przycisk Uzgodnij. System wyświetli listę nieuzgodnionych pozycji i dwa przyciski:
Opcja 1: Utwórz zakup
Wybierz tę opcję, gdy jeszcze nie wprowadzałeś zakupów dla tej faktury.
Kliknij Utwórz zakup
Wybierz magazyn docelowy z listy
Zaznacz pozycje, które mają znaleźć się na tym zakupie
System automatycznie utworzy nowy zakup (PZ) i uzgodni go z fakturą
Powtórz proces dla kolejnych dostaw lub magazynów
Przykład: Faktura zawiera 10 pozycji. 6 z nich trafiło do magazynu głównego w poniedziałek, 4 do magazynu kuchennego w środę. Tworzysz dwa zakupy: pierwszy dla 6 pozycji na magazyn główny, drugi dla 4 pozycji na magazyn kuchenny.
Opcja 2: Wybierz zakup
Wybierz tę opcję, gdy zakupy już istnieją w systemie (np. kierownik magazynu wprowadził je wcześniej przy odbiorze towaru).
Kliknij Wybierz zakup
System pokaże tylko zakupy od tego samego dostawcy
Zaznacz odpowiednie zakupy do uzgodnienia
System automatycznie dopasuje pozycje z zakupów do pozycji na fakturze
Statusy faktury i kontrola uzgodnień
Faktura zakupowa przechodzi przez trzy statusy:
Nieuzgodniono (czerwony) – faktura utworzona, żaden zakup nie został uzgodniony
Częściowo uzgodniono (żółty) – część pozycji lub dostaw została uzgodniona, pozostałe czekają
Uzgodniono (zielony) – wszystkie pozycje zostały w pełni uzgodnione z zakupami
W widoku faktury znajdziesz sekcję "Uzgodnione zakupy (PZ)" z listą powiązanych dokumentów. Przy każdej pozycji na fakturze system pokazuje status uzgodnienia i przypisany zakup (np. "PO-65 x 1").
Automatyczna kontrola różnic
System na bieżąco monitoruje i pokazuje rozbieżności między fakturą a zakupami:
Różnice ilościowe:
Zielony status (np. "1 / 1 kg") – ilości się zgadzają
Żółty status (np. "1 / 2 kg") - ilości nie są zgodne.
Czerwony status (np. "0 / 1 kg") – brakuje towaru na zakupach
Różnice cenowe: Gdy ceny na zakupach różnią się od cen na fakturze, system wyświetla komunikat: "Wartość sumy pozycji na fakturze jest wyższa o X PLN netto" (lub niższa, w zależności od sytuacji).
Synchronizacja cen: Jeśli ceny na zakupach różnią się od cen na fakturze, nie musisz ręcznie poprawiać każdego zakupu. Kliknij przycisk Przypisz ceny z faktury na PZ-tki, a system automatycznie zaktualizuje ceny we wszystkich powiązanych zakupach zgodnie z cenami z faktury.
Cofanie uzgodnień
Możesz w każdej chwili cofnąć uzgodnienie faktury z zakupami.
Otwórz fakturę zakupową
Kliknij przycisk Uzgodnij
Znajdź zakup, który chcesz odłączyć
Kliknij trzy kropki przy zakupie
Wybierz:
Usuń uzgodnienie – odłącza zakup od faktury, ale zachowuje dokument PZ w systemie
Usuń uzgodnienie wraz z zakupem – usuwa całkowicie powiązany dokument PZ
Praktyczne scenariusze
Scenariusz 1: Faktura zbiorcza za tydzień
Dostawca dostarcza świeże produkty w poniedziałek, środę i piątek. Za każdym razem tworzysz zakup (PZ) przy odbiorze – towary trafiają do magazynu, stan się aktualizuje. W piątek otrzymujesz fakturę zbiorczą za cały tydzień.
Tworzysz jedną fakturę zakupową i uzgadniasz do niej wszystkie trzy zakupy. System pokazuje, że wszystko się zgadza – status zmienia się na "Uzgodniono". Masz pełną kontrolę nad rozliczeniami bez żadnych komplikacji.
Scenariusz 2: Pozycje do różnych magazynów
Otrzymujesz fakturę zawierającą mięso (magazyn kuchenny) i napoje (magazyn główny). Tworzysz jedną fakturę zakupową ze wszystkimi pozycjami, a następnie przy uzgadnianiu tworzysz dwa zakupy:
Pierwszy zakup – pozycje mięsne → magazyn kuchenny
Drugi zakup – napoje → magazyn główny
Każdy zakup trafia do właściwego miejsca, a faktura jest kompletnie uzgodniona. Jeden dokument finansowy, dwa odbiory magazynowe.
Scenariusz 3: Część towaru jeszcze nie dotarła
Faktura została opłacona, ale dostawca przysłał tylko połowę zamówienia. Tworzysz fakturę zakupową i uzgadniasz dostępne pozycje – faktura otrzymuje status "Częściowo uzgodniono".
W systemie widać dokładnie, które pozycje czekają na uzgodnienie (czerwone "0 / 1 kg"). Gdy reszta towaru dotrze, uzgadniasz pozostałe pozycje, a status zmienia się na "Uzgodniono".
Scenariusz 4: Różnice cenowe z dostawcą
Wprowadzasz zakupy przy odbiorze towaru, korzystając z cen z poprzedniej faktury. Gdy nowa faktura przychodzi, okazuje się, że dostawca podniósł ceny o kilka procent.
Tworzysz fakturę zakupową z nowymi cenami, uzgadniasz istniejące zakupy, a system od razu pokazuje różnice (np. "Wartość sumy pozycji na fakturze jest wyższa o 40 PLN netto"). Jednym kliknięciem przycisku Przypisz ceny z faktury na PZ-tki aktualizujesz ceny we wszystkich zakupach – gotowe.
Kiedy warto korzystać z faktur zakupowych?
Faktury zakupowe są szczególnie przydatne, gdy:
Otrzymujesz faktury zbiorcze za wiele dostaw (np. tydzień, miesiąc)
Pozycje z jednej faktury trafiają do różnych magazynów
Chcesz mieć lepszą kontrolę nad rozliczeniami i śledzić status uzgodnień
Dostawca dostarcza towar w transzach, a fakturę wysyła później
Możesz dalej korzystać ze standardowych zakupów, jeśli:
Dostawca przysyła towar i fakturę jednocześnie
Wszystkie pozycje trafiają do jednego magazynu
Preferujesz prostszy proces bez dodatkowego kroku uzgadniania
Faktury zakupowe nie są obowiązkowe – oba rozwiązania mogą działać równolegle w Twoim systemie. Korzystaj z tego, co najlepiej pasuje do Twojej sytuacji.
Faktury zakupowe to narzędzie stworzone z myślą o przejrzystych rozliczeniach i elastyczności. Jeden dokument finansowy, wiele odbiorów magazynowych – bez komplikacji związanych z rozdzielaniem pozycji czy śledzeniem, co zostało rozliczone. System kontroluje różnice, synchronizuje ceny i pokazuje pełny obraz Twoich zakupów.
Potrzebujesz pomocy? Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT.