Dobrze zaplanowana baza produktów to fundament skutecznej kontroli magazynu. Błędy popełnione na tym etapie — zbyt szczegółowe nazwy, niepotrzebne duplikaty — będą Cię kosztować czas przy każdej inwentaryzacji i utrudniać raportowanie magazynu. W tym artykule pokażemy Ci, jak myśleć o produktach magazynowych i jak dodać pierwsze surowce do systemu.
Czym jest produkt magazynowy?
Produkt magazynowy to surowiec, który kupujesz i chcesz kontrolować — mąka, wódka, mleko, serwetki. To pozycja, która pojawia się na Twoich fakturach zakupowych i której stany chcesz śledzić.
Jak myśleć o produktach?
To najważniejsza sekcja tego artykułu. Zanim zaczniesz dodawać produkty, musisz zrozumieć typowe błędy i ich konsekwencje.
❌ Źle | ✅ Dobrze | Dlaczego? |
Wódka Finlandia 0,5l | Wódka Finlandia | Pojemność to kwestia dokumentu PZ. Jeden produkt = jeden stan magazynowy do kontroli. |
Wódka Finlandia 0,7l | Wódka Finlandia | j.w. |
Mleko Łaciate 3,2% | Mleko 3,2% | Marka może się zmienić przy dostawie. Śledzisz typ produktu, nie dostawcę. |
Mleko Mlekovita 3,2% | Mleko 3,2% | j.w. |
Cytryna (kg) | Cytryna | Jednostkę definiujesz raz w ustawieniach produktu, nie w nazwie. |
Sok pomarańczowy 1l karton | Sok pomarańczowy | Opakowanie to informacja na dokumencie, nie w nazwie produktu. |
Konsekwencje złego podejścia
Jeśli stworzysz osobne produkty dla każdej pojemności i marki:
Receptury się komplikują — receptura składa się z konkretnych produktów, więc musisz tworzyć osobne przepisy dla każdego wariantu lub ręcznie zamieniać składniki
Raporty są nieczytelne — nie widzisz łącznego zużycia "wódki", tylko rozbite warianty
Inwentaryzacja trwa dłużej — zamiast 50 pozycji liczysz 200
Ryzyko pomyłek rośnie — łatwo przyjąć towar na zły produkt
Jakie produkty dodawać, a co pominąć?
Częste pytanie: "Czy muszę dodawać wszystko, co kupuję?"
Zasada jest prosta: dodawaj to, co kupujesz na fakturze i chcesz śledzić.
Dodaj do systemu:
Alkohol (wysoka wartość, kontrola ubytków)
Składniki do dań (kontrola food costu)
Napoje (sprzedaż = kontrola stanów)
Możesz pominąć:
Środki czystości
Jednorazowe materiały biurowe
Drobne artykuły bez znaczenia dla rentowności
Jeśli produkt nie wpływa na Twój food cost ani nie wymaga kontroli stanów — możesz go pominąć. Zawsze możesz dodać go później.
Czy muszę dodawać wszystkie surowce od razu?
Nie. Jeśli na początek chcesz kontrolować tylko napoje i alkohole, a nie planujesz jeszcze wprowadzać pełnej bazy produktów do dań — możesz prowadzić gospodarkę magazynową tylko dla wybranych kategorii.
To częste podejście: zacznij od tego, co przynosi największą wartość (kontrola baru), a bazę rozbudowuj stopniowo w miarę potrzeb.
Kategorie produktów
Kategorie służą do grupowania produktów — ułatwiają inwentaryzację i porządkują raporty. Kategorie nie mają dodatkowych parametrów ani nie wpływają na działanie systemu — to wyłącznie narzędzie organizacyjne. Możesz je tworzyć i modyfikować w dowolnym momencie.
Przykłady kategorii:
Alkohole mocne
Alkohole słabe
Napoje
Nabiał
Mięso
Warzywa i owoce
Przejdź do: stock.gopos.io > Produkty > Kategorie, kliknij przycisk Dodaj, wprowadź nazwę kategorii i kliknij Zapisz.
Więcej informacji o zarządzaniu kategoriami znajdziesz w artykule: Dodawanie i edycja kategorii
Dwie ścieżki dodawania produktów
Masz do wyboru dwie metody:
Metoda | Kiedy wybrać? |
Ręczne dodawanie | Masz do 50 produktów, chcesz dodawać je stopniowo lub nie czujesz się na siłach, by przygotować plik .csv |
Import z pliku CSV | Masz gotową listę 50+ produktów lub przenosisz dane z innego systemu |
Wybierz jedną ścieżkę i trzymaj się jej. Jeśli zdecydujesz się na import CSV, nie eksportuj później listy, nie edytuj jej i nie reimportuj — to prowadzi do duplikatów i błędów. Edycje wykonuj zawsze bezpośrednio w systemie.
Ręczne dodawanie produktu
Przejdź do: stock.gopos.io > Produkty > przycisk Dodaj
W formularzu wypełnij 4 kluczowe pola:
Nazwa — krótka, bez pojemności, czasem z marką (np. "Jajka", "Pierś z kurczaka", "Wódka Finlandia").
Kategoria — wybierz z listy lub utwórz nową
Jednostka miary — podstawowa jednostka, w której będziesz prowadzić stany (np. litr, kilogram, sztuka, opakowanie)
Podatek produktu — domyślna stawka VAT dla tego produktu
Pozostałe pola (cena referencyjna, stany krytyczne, opis) możesz uzupełnić później — nie blokują one pracy z systemem.
Szczegółowy opis wszystkich pól formularza znajdziesz w artykule: Tworzenie i edycja produktów
Id produktu / Barcode (opcjonalnie)
Sekcja Id produktu (np. Barcode) jest istotna tylko jeśli planujesz korzystać z aplikacji mobilnej do inwentaryzacji ze skanerem kodów kreskowych.
Więcej informacji znajdziesz w artykule: Aplikacja do inwentaryzacji
Import z pliku CSV
Jeśli masz dużą bazę produktów, import CSV pozwoli Ci zaoszczędzić czas.
Przejdź do: stock.gopos.io > Produkty > przycisk Więcej > Importuj z csv
Szczegółową instrukcję importu znajdziesz w artykule: GoStock - Import produktów za pomocą CSV
Po zaimportowaniu produktów wszelkie zmiany wprowadzaj bezpośrednio w systemie. Nie eksportuj listy, nie edytuj w Excelu i nie importuj ponownie — to generuje duplikaty i niespójności.
Czego unikać?
❌ Tworzenie osobnych produktów dla każdej pojemności → Wódka 0,5l i Wódka 0,7l to ten sam produkt. Pojemność określasz na dokumencie PZ.
❌ Dodawanie marki do nazwy, gdy marka się zmienia → Jeśli kupujesz mleko różnych producentów, nazwij produkt "Mleko 3,2%", nie "Mleko Łaciate".
❌ Reimport edytowanego eksportu → Prowadzi do duplikatów. Zmiany wprowadzaj zawsze w systemie.
❌ Dodawanie wszystkiego na raz → Zacznij od kluczowych surowców. Bazę możesz rozbudowywać stopniowo.
Podsumowanie
Dobrze zaplanowana baza produktów to mniej pracy przy inwentaryzacji i czytelniejsze raporty. Pamiętaj: produkt magazynowy = surowiec, a pojemność i marka to kwestia dokumentów. Dodaj swoje pierwsze produkty i przejdź do kolejnego kroku.
Co dalej?
Masz już pierwsze surowce w systemie. W następnym kroku pokażemy Ci, jak tworzyć pakiety (opakowania zbiorcze) i receptury, które połączą produkty magazynowe z kartą menu w GoPOS.
➡️ Przejdź do: Krok 4. Tworzenie pakietów i receptur
Potrzebujesz pomocy? Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT.