Zdefiniowane pola to elastyczny mechanizm, który pozwala Ci dodać do wybranych zasobów w GoPOS dowolne informacje – takie, które standardowo nie są dostępne, a są potrzebne w Twoim biznesie. Dzięki nim możesz oznaczać produkty grupowaniem ryczałtu, dodawać do faktur numer BDO czy datę płatności, a do metod płatności – powód strat.
W tym artykule pokażemy Ci, jak tworzyć zdefiniowane pola, jak je konfigurować oraz jakie przykłady zastosowań sprawdzają się w praktyce.
Gdzie znajdziesz pola zdefiniowane
Pola zdefiniowane konfigurujesz w aplikacji webowej w:
app.gopos.io > Ustawienia > Pola zdefiniowane
Aby dodać nowe pole, kliknij niebieski przycisk Dodaj w prawym górnym rogu.
Tworzenie zdefiniowanego pola
Formularz nowego pola podzielony jest na cztery sekcje: Dane podstawowe, Opcje, Uprawnienia i Walidacja.
Dane podstawowe
To miejsce, w którym definiujesz najważniejsze parametry pola.
Nazwa – nazwa pola, która będzie widoczna w systemie (np. „Numer BDO", „Powód straty").
Slug – stałe oznaczenie pola, po którym jest ono rozpoznawane w systemie. System automatycznie zaproponuje slug na podstawie nazwy. Pamiętaj – raz zapisanego sluga nie można zmienić, nawet jeśli zmienisz nazwę pola.
Typ – określa, jakie dane będzie można wprowadzać. Dostępne typy:
Liczba– tylko wartości liczbowe (np. numer BDO, ID zewnętrzne).Napis– krótki tekst (np. nazwa, numer umowy, departament).Pole tekstowe– dłuższy tekst, np. opisy lub notatki rozszerzone.Data– data (np. data płatności, data zawarcia umowy).Wybór– pole typu „tak/nie". System automatycznie tworzy dwie opcje:TakiNie.
Zasoby – wskazujesz, do jakiego rodzaju obiektu w systemie pole będzie przypisane. To kluczowy parametr, który determinuje gdzie i kiedy użytkownik będzie uzupełniał wartość pola:
Produkt– pole pojawia się w edycji produktu w aplikacji webowej. Wartość ustawiasz raz na poziomie kartoteki produktu i wykorzystujesz ją głównie do filtrowania list i grupowania raportów (np. podkategorie, grupa ryczałtu).Faktura– pole pojawia się przy wystawianiu faktury – zarówno na aplikacji POS, jak i w aplikacji webowej. Wartość uzupełnia osoba wystawiająca dokument (np. data płatności, numer umowy).Rachunek– pole pojawia się przy tworzeniu rachunku na POS. Kelner / kasjer wybiera lub wpisuje wartość w momencie otwierania rachunku (np. departament w hotelu, atrybut sali).Metoda płatności– pole pojawia się przy wyborze metody płatności na POS. Wartość uzupełnia osoba zamykająca rachunek lub rozliczająca pozycję (np. powód straty przy metodzieStrata).Pracownik– pole pojawia się w edycji pracownika w aplikacji webowej. Wykorzystywane do rozszerzania kartoteki pracownika o własne informacje (np. numer umowy, data badań).Klient– pole pojawia się w edycji karty klienta w aplikacji webowej. Pozwala rozszerzyć kartotekę klienta o dodatkowe dane (np. preferencje, segment lojalnościowy).Arkusz pracy– ten zasób działa tylko w połączeniu z zasobemPracowniki jest dostępny w edycji pracownika. Wykorzystywany przy oznaczaniu generowanych arkuszy pracy.
Priorytet – decyduje o kolejności wyświetlania pól. Pola z priorytetem
1będą zawsze wyświetlane najwyżej.Opis – opcjonalny opis pomocniczy, który ułatwia pracownikom zrozumienie, co należy wpisać w danym polu.
Zwróć uwagę na różnicę: pola przypisane do zasobów takich jak Produkt, Pracownik czy Klient ustawiasz raz w aplikacji webowej, a potem tylko zbierasz dane do raportów. Pola przypisane do Rachunek, Faktura czy Metoda płatności są uzupełniane za każdym razem podczas pracy na POS.
Opcje
W sekcji Opcje możesz zdefiniować listę predefiniowanych wartości dla pól typu Liczba, Napis, Pole tekstowe i Data. Działa to jak lista rozwijana – użytkownik będzie mógł wybierać wartość tylko spośród zdefiniowanych pozycji.
Aby dodać kolejne pozycje, kliknij +Dodaj. Jeżeli nie uzupełnisz tej sekcji, użytkownik będzie mógł wpisywać dowolną wartość zgodną z wybranym typem.
Jeżeli zależy Ci na spójności danych w raportach (np. żeby „Restauracja" nie była raz wpisywana jako „restauracja", a innym razem jako „rest."), zdefiniuj wartości w Opcjach.
Sekcja Opcje nie dotyczy typu Wybór – ten typ ma już predefiniowane wartości Tak i Nie.
Uprawnienia
W tej sekcji decydujesz, które role w Twoim lokalu mają dostęp do pola.
Rola – wskaż rolę (np. menedżer, kelner), do której odnoszą się uprawnienia.
Zakres – do wyboru
Odczyt(rola widzi pole) lubZapis(rola może edytować wartość pola).
Jeżeli nie dodasz żadnej roli, pole będzie domyślnie dostępne zgodnie z ogólnymi uprawnieniami do edycji danego zasobu dla wszystkich użytkowników.
Walidacja
Walidacja pozwala kontrolować poprawność wprowadzanych danych. Dostępne typy:
Regex– wyrażenie regularne, które musi spełniać wartość pola. Przydatne np. dla numerów telefonów, kodów BDO czy NIP-ów. To opcja zaawansowana.Unikalny– wartość w danym polu nie może się powtarzać (np. numer umowy, numer przelewu).Wymagany– bez wypełnienia pola nie będzie można zapisać zasobu (np. produktu, faktury).
Po skonfigurowaniu wszystkich sekcji kliknij Zapisz.
Domyślne pola w systemie
W GoPOS są już domyślnie utworzone trzy zdefiniowane pola, których nie trzeba konfigurować ręcznie:
Koncesja (produkt) – wykorzystywana do raportowania sprzedaży alkoholu. Więcej w artykule Raport koncesji.
Nazwa na wydruku (produkt) – pozwala wskazać alternatywną nazwę, która drukuje się na paragonie/bonie zamiast nazwy podstawowej.
Źródło rachunku (rachunek) – używane przy integracjach i numerach zewnętrznych. Więcej w artykule Jak ustawić źródła i numery zewnętrzne rachunku.
Przykłady zastosowań
Poniżej znajdziesz kilka przykładów, które najczęściej pojawiają się u naszych klientów.
Podkategorie (produkty)
Jeżeli chcesz pogrupować produkty w sposób, który nie pokrywa się ze standardową strukturą kategorii (np. wyróżnić podkategorię „Wina musujące" w obrębie kategorii „Wina"), utwórz pole typu Napis o nazwie Podkategoria przypisane do zasobu Produkt. W sekcji Opcje zdefiniuj wszystkie podkategorie, a następnie przypisuj je do produktów w ich edycji. Pole będzie dostępne jako filtr na liście produktów i jako grupowanie w raportach.
Ryczałt (produkty)
Pole Ryczałt (typ Napis, zasób Produkt) pozwala oznaczyć każdy produkt grupowaniem ryczałtu. Wartości grupowań zdefiniuj w sekcji Opcje, by uniknąć literówek. Dzięki temu możesz później rozliczać sprzedaż w podziale na poszczególne grupy ryczałtu, wykorzystując filtry i grupowanie w raportach.
Departamenty (rachunki)
W gastronomii hotelarskiej często potrzebne jest oznaczanie rachunków przynależnością do departamentu (np. Restauracja, Bar, Room service, Spa). Utwórz pole Departament typu Napis, zasób Rachunek, a następnie zdefiniuj listę departamentów w Opcjach. Kelner wybierze odpowiednią wartość przy tworzeniu rachunku na POS – pole posłuży później do filtrowania i grupowania raportów sprzedaży.
Numer BDO (faktury)
Jeżeli na fakturach musisz umieszczać numer BDO, utwórz pole typu Napis przypisane do zasobu Faktura. Pełną instrukcję konfiguracji znajdziesz w artykule Jak ustawić numer BDO do faktur.
Dodatkowe daty i numery (faktury)
Do faktur często warto dodać własne pola informacyjne, takie jak:
Data płatności– typDataData przelewu– typDataData zawarcia umowy– typDataNumer umowy– typNapis(warto ustawić walidacjęUnikalny)Numer przelewu– typNapis
Tak skonfigurowane pola możesz wykorzystywać zarówno na wydruku faktury, jak i podczas eksportu danych.
Powód straty (metody płatności)
Jeżeli korzystasz z metody płatności typu Strata do rozliczania pozycji niesprzedanych, warto wiedzieć, dlaczego dana pozycja została odpisana. Utwórz pole Powód straty typu Napis, zasób Metoda płatności, a w Opcjach zdefiniuj wartości takie jak Zepsute, Zagubione, Promocja lokalu, Częstunek. Kasjer wybierze powód w momencie rozliczania pozycji – dzięki temu raporty strat będą znacznie bardziej czytelne.
Zdefiniowane pola w listach i raportach
Wszystkie utworzone pola zdefiniowane są dostępne:
jako kolumny na listach (np. lista produktów, lista faktur, lista rachunków),
jako filtry ułatwiające wyszukiwanie,
jako grupowania i filtry w raportach sprzedaży.
Dzięki temu możesz w łatwy sposób analizować sprzedaż w podziale na własne kryteria – np. po departamencie, podkategorii czy grupie ryczałtu.
Czego unikać?
Nie twórz pól, które już istnieją jako domyślne – koncesja, nazwa na wydruku i źródło rachunku są już dostępne w systemie.
Nie zmieniaj sluga – pamiętaj, że slug jest niezmienny, więc przemyśl jego nazwę przed zapisaniem pola.
Nie nadużywaj walidacji
Wymagany– ustawiając ją, blokujesz możliwość zapisu zasobu bez wypełnienia pola. Stosuj ją tylko tam, gdzie naprawdę jest niezbędna. Szczególnie uważaj przy zasobach uzupełnianych na POS (Rachunek,Metoda płatności) – wymagane pole spowolni pracę kelnera.Nie pomijaj sekcji
Opcje, jeżeli zależy Ci na spójności danych. Pole typuNapisbez zdefiniowanych opcji łatwo zaśmiecisz różnymi wariantami tej samej wartości (literówki, skróty, wielkość liter), co utrudni filtrowanie i raportowanie.Nie myl zasobów uzupełnianych raz z tymi uzupełnianymi cyklicznie – źle dobrany zasób (np.
ProduktzamiastRachunek) sprawi, że dane nie będą zbierane w sposób, który chciałeś osiągnąć.
FAQ
Czy mogę zmienić typ lub slug istniejącego pola? Sluga nie można zmienić po utworzeniu pola. Zmianę typu również odradzamy – może to spowodować problemy z wcześniej zapisanymi danymi.
Gdzie pojawi się moje pole zdefiniowane? To zależy od wybranego zasobu. Pola dla Produkt, Pracownik, Klient i Arkusz pracy pojawiają się w edycji kartoteki w aplikacji webowej. Pola dla Rachunek i Metoda płatności są uzupełniane na POS w trakcie pracy. Pola dla Faktura pojawiają się przy wystawianiu faktury – zarówno na POS, jak i w aplikacji webowej.
Czym różni się typ Wybór od pola Napis z opcjami? Typ Wybór to flaga binarna – ma zawsze dwie wartości: Tak i Nie. Pole typu Napis z Opcjami pozwala zdefiniować dowolną listę wartości do wyboru.
Podsumowanie
Zdefiniowane pola to potężne narzędzie, które pozwala dopasować GoPOS do specyfiki Twojego biznesu – bez czekania na dodatkowe funkcje czy integracje. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz oznaczać produkty grupowaniem ryczałtu, dodawać numer BDO do faktur, czy raportować sprzedaż w podziale na departamenty hotelowe – wystarczy kilka minut konfiguracji, by zacząć zbierać potrzebne dane.
Dobrze zaprojektowane pola zdefiniowane zwracają się w postaci czytelnych raportów i sprawnej pracy zespołu.
Potrzebujesz pomocy? Sprawdź nasz dział FAQ, aby znaleźć szybkie odpowiedzi. W razie dalszych pytań skontaktuj się z naszą obsługą klienta poprzez CHAT.