W GoStock 2.0 możesz szybko i wygodnie importować dokumenty zakupowe w formacie XML, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania faktur. Narzędzie pozwala na import całego dokumentu w kilku krokach, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów.
Wprowadzenie zakupu za pomocą pliku
Aby zacząć korzystać z narzędzia importowania plików, wystarczy dodać dokument zakupowy w formacie XML.
Przejdź do GoStock i wybierz:
Zamówienia > Zakupy > Więcej > Dodaj z pliku.Otworzy się okno umożliwiające:
Przeciągnięcie pliku w wyznaczone miejsce.
Ręczny wybór pliku z dysku urządzenia.
Po wczytaniu pliku wybierz jedną z opcji:
Podgląd – wyświetla dokument w wersji roboczej, umożliwiając jego weryfikację przed zapisaniem.
Zapisz – utworzenie dokumentu w systemie.
Łączenie produktów
Przy pierwszym imporcie dokumentu wszystkie pozycje z dokumentu zostaną oznaczone jako "Niepołączony produkt". Oznacza to, że magazyn nie rozpoznaje nazwy zewnętrznej używanej przez sprzedawcę. Aby magazyn mógł poprawnie rozpoznać pozycje i zamknąć dokument, należy je połączyć z odpowiadającymi im produktami w magazynie:
W podglądzie dokumentu kliknij Połącz przy nierozpoznanym produkcie i wybierz odpowiednią opcję.
Możesz też przejść do listy produktów oczekujących na połączenie:
Aplikacje > Pokaż więcej > Do połączenia.
Więcej o łączeniu produktów znajdziesz tutaj: Łączenie produktów
Konfiguracja kanału importu
Na końcu warto skonfigurować domyślny magazyn dla importowanych dokumentów:
Przejdź do Aplikacje > Pokaż więcej > Edycja kanału importu.
W sekcji Łączenie magazynów wybierz domyślny magazyn.
Zapisz zmiany.
Kanał importu powstanie automatycznie przy pierwszym imporcie dokumentu.
Pamiętaj, że w dalszym ciągu będziesz miał możliwość ręcznego wskazania magazynu w edycji dokumentu zakupowego.
Warto także zastanowić się nad włączeniem opcji Automatycznie zamykaj zamówienia. Jeżeli wszystkie pozycje na dokumencie są połączone, system automatycznie przeprowadzi odbiór dokumentu zakupowego, uzupełniając stany magazynowe produktów.
W przypadku wyłączenia powyższej opcji konieczne będzie ręczne zatwierdzenie odbioru zakupu.
Kolejne importowane dokumenty będą rozpoznawane automatycznie, jeśli ich elementy zostały już wcześniej połączone, co przyspiesza cały proces i minimalizuje konieczność ręcznych korekt.
Poniżej znajdziesz link do pobrania testowego dokumentu zakupowego. Możesz go pobrać i zaimportować do swojego magazynu, aby sprawdzić narzędzie.
Integracja z systemami zewnętrznymi
GoStock obsługuje import plików zakupowych w określonym formacie z systemów:
Comarch
Optima
Insert
Saldeo
Raks
XL
Efaktura
Edinet
Comarch EDI
Basda
Jeżeli Twój dostawca korzysta z innego oprogramowania do wystawiania dokumentów i chciałbyś je importować, skontaktuj się z nami poprzez chat serwisowy. Zweryfikujemy czy istnieje możliwość obsługi dokumentów o określonym formacie.
Obecnie aplikacja GoStock nie wspiera importu plików w formacie PDF.
Podsumowanie
Importowanie faktur zakupowych z plików XML w GoStock to szybki i wygodny sposób na dodawanie dokumentów do systemu. Wystarczy kilka kliknięć, aby uniknąć ręcznego wprowadzania danych i usprawnić zarządzanie zakupami.
👉 Potrzebujesz pomocy?
Sprawdź FAQ lub skontaktuj się z nami przez chat w aplikacji.