W GoStock możesz szybko i wygodnie importować dokumenty zakupowe zapisane w formacie XML, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania faktur. Narzędzie wczytuje cały dokument w kilku krokach — oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów.
Obsługujemy w szczególności ustrukturyzowany format FA(3), dzięki czemu możesz ręcznie pobrać fakturę XML z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) i zaimportować ją bezpośrednio do magazynu. Tą samą metodą wczytasz również pliki generowane przez popularne programy do fakturowania oraz zamówienia w formacie XML — zasada działania jest identyczna jak dla faktur.
💡 Chcesz od razu sprawdzić, jak to działa?
Pobierz gotowy plik testowy i zaimportuj go do swojego magazynu — to najszybszy sposób, aby poznać narzędzie w praktyce.
✅ Co możesz zaimportować
Faktury zakupowe w formacie XML jako faktury zakupowe lub zakupy — FA(3), pliki pobrane z KSeF oraz formaty ręcznie oprogramowane.
Zamówienia w formacie XML.
❌ Czego nie zaimportujesz
Plików CSV.
Plików PDF.
Faktur korygujących — ich import nie jest obecnie wspierany.
Import faktur zakupowych
Sekcja Faktury zakupowe to sposób importu, który daje dodatkową kontrolę nad tworzonym dokumentem.
Przejdź do GoStock i wybierz: Dokumenty > Faktury zakupowe.
Kliknij Więcej > Dodaj z pliku (lub przeciągnij plik do okna importu).
W oknie „Wygeneruj dokument na podstawie pliku" uzupełnij pola:
Typ – Netto lub Brutto. Jeżeli plik jest w rozpoznanym formacie, typ (netto/brutto) zostanie wybrany automatycznie na podstawie danych z faktury.
Waluta – domyślnie PLN.
Status – wybierz status, w jakim ma powstać dokument: Otwarty lub Wersja robocza. To pole pozwala zdecydować o statusie dokumentu jeszcze przed jego utworzeniem.
Kliknij Zapisz, aby utworzyć dokument w systemie.
Import zakupów
Dokument zakupowy z pliku wczytasz również z poziomu listy zakupów.
Przejdź do GoStock i wybierz: Dokumenty > Zakupy > Więcej > Dodaj z pliku.
Otworzy się okno umożliwiające:
Przeciągnięcie pliku w wyznaczone miejsce.
Ręczny wybór pliku z dysku urządzenia.
Po wczytaniu pliku wybierz jedną z opcji:
Podgląd – wyświetla dokument w wersji roboczej i pozwala go zweryfikować przed zapisaniem.
Zapisz – tworzy dokument w systemie.
Import zamówień
W taki sam sposób zaimportujesz zamówienia w formacie XML — flow jest identyczny jak przy zakupach. Przejdź do Dokumenty > Zamówienia, wybierz Więcej > Dodaj z pliku i wczytaj plik. Obowiązują te same zasady: łączenie produktów, obsługa kontaktów oraz opcje kanału importu opisane w dalszej części artykułu.
Łączenie produktów i kontaktów
Przy pierwszym imporcie wszystkie pozycje z dokumentu zostaną oznaczone jako „Niepołączony produkt". Oznacza to, że magazyn nie rozpoznaje nazwy używanej przez sprzedawcę. Aby system poprawnie rozpoznał pozycje lub kontakt i mógł zamknąć dokument, połącz je z odpowiadającymi produktami w magazynie:
W podglądzie dokumentu kliknij Połącz przy nierozpoznanej pozycji i wskaż właściwy produkt.
Możesz też przejść do listy pozycji oczekujących na połączenie: Aplikacje > Pokaż więcej > Do połączenia.
Ważne: pozycję z importowanego pliku można połączyć wyłącznie z produktem lub pakietem jednoskładnikowym. Nie połączysz jej z pakietem wieloskładnikowym.
Kolejne importowane dokumenty będą rozpoznawane automatycznie, jeśli ich pozycje zostały już wcześniej połączone — to znacznie przyspiesza cały proces i ogranicza ręczne korekty.
Więcej o łączeniu produktów przeczytasz tutaj: Łączenie produktów
Konfiguracja kanału importu i dostępne opcje
Kanał importu powstaje automatycznie przy pierwszym imporcie dokumentu. Jego ustawienia znajdziesz w: Aplikacje > Pokaż więcej > Edycja kanału importu.
⚠️ Domyślny podmagazyn — na to zwróć uwagę
Import pliku zawsze tworzy dokument na domyślnym podmagazynie ustawionym dla kanału. Jeżeli dany dokument ma dotyczyć innego podmagazynu, wejdź w edycję dokumentu i ręcznie wskaż właściwy podmagazyn. Domyślny podmagazyn ustawisz w sekcji Łączenie magazynów w konfiguracji kanału.
W ustawieniach kanału dostępne są następujące opcje:
Pobieraj zamówienia – odpowiada za pobieranie zamówień w ramach kanału importu.
Automatycznie zamykaj zamówienia – jeżeli wszystkie pozycje oraz kontakt z importowanego pliku są połączone, dokument zostanie automatycznie zamknięty (nastąpi odbiór dokumentu i uzupełnienie stanów magazynowych). Jeśli opcja jest wyłączona, dokument pozostaje w statusie otwartym i trzeba zamknąć go ręcznie.
Automatycznie twórz kontakty w magazynie – jeżeli importowany dokument zawiera niepołączony kontakt, system utworzy go automatycznie na podstawie numeru NIP z dokumentu.
Aktualizuj kontakty w magazynie – po imporcie pliku aktualizuje dane istniejącego kontaktu, jeśli w dokumencie znajdują się dane inne niż dotychczas zapisane.
Automatycznie łącz produkty o tej samej nazwie – jeżeli pozycja w kanale ma taką samą nazwę jak produkt w magazynie i produkt nie jest jeszcze połączony, system połączy je automatycznie. Nie zalecamy włączania tej opcji. Nazwy pozycji z importowanych plików rzadko kiedy dokładnie odpowiadają nazwom produktów utworzonych w GoStock, co może prowadzić do błędnych połączeń.
Filtrowanie listy dokumentów importowanych
Aby szybko wyświetlić wyłącznie dokumenty wczytane z plików, użyj filtra kanału na liście dokumentów.
Wejdź na listę: Dokumenty > Zakupy (przychody).
Kliknij Filtry > Dodaj filtr i wybierz Kanał: File Import (DOCUMENT_FILE_IMPORT).
W efekcie otrzymasz listę wszystkich dokumentów pochodzących z importu plików. Widok możesz zapisać jako segment, aby wracać do niego jednym kliknięciem.
Integracja z systemami zewnętrznymi
Wspieramy import dokumentów od takich dostawców jak Farutex, Selgros, Eurocash, Auchan, Makro i wielu innych.
GoStock obsługuje też import plików XML z systemów: Comarch, Optima, Insert, Saldeo, Raks, XL, Efaktura, Edinet, Comarch EDI, Basda, Wapro, Ehurtownia.
Jeżeli Twój dostawca korzysta z innego oprogramowania i chciałbyś importować jego dokumenty, skontaktuj się z nami przez chat serwisowy — zweryfikujemy, czy istnieje możliwość obsługi danego formatu.
Najczęstsze problemy przy imporcie
1. Błędne rozszerzenie pliku
Błąd pojawia się przy próbie wczytania pliku w rozszerzeniu innym niż .xml, a także wtedy, gdy plik ma rozszerzenie .xml, ale jego struktura danych różni się od formatu FA(3) lub innych formatów obsługiwanych przez GoStock. Upewnij się, że importujesz plik XML w obsługiwanym formacie (np. pobrany z KSeF). Nie zaimportujesz również faktur korygujących.
2. „Ten dokument został już zaimportowany" / kombinacja numeru zewnętrznego i kontaktu musi być unikatowa
Ten komunikat oznacza, że plik o tym samym numerze zewnętrznym i tym samym kontakcie został już wcześniej wczytany. Kombinacja numeru zewnętrznego i kontaktu musi być unikatowa, dlatego system blokuje ponowny import tego samego dokumentu.
Jak ponownie zaimportować dokument, który już istnieje?
Samo unieważnienie dokumentu nie wystarczy — aby zwolnić kombinację numeru i kontaktu, dokument trzeba trwale usunąć:
Cofnij dokument do statusu wersji roboczej.
Następnie usuń dokument.
Po trwałym usunięciu możesz ponownie zaimportować plik.
Import faktur zakupowych i zamówień z plików XML w GoStock to szybki sposób na dodawanie dokumentów do systemu — również faktur pobranych ręcznie z KSeF. Wystarczy kilka kliknięć, aby uniknąć ręcznego przepisywania danych i usprawnić zarządzanie zakupami.
Potrzebujesz pomocy? Sprawdź FAQ lub skontaktuj się z nami przez chat w aplikacji.